Close AI هو منتج نارفن الذي يدير الإقفال الشهري. يطابق حركات البنك مع دفاترك، ويقرأ الفواتير، ويقترح قيود المستحقات والمدفوعات المقدمة، ويفحص القيود المتكررة، ويحفظ كل خطوة في الإقفال بمسؤول وموعد. ولا يُعتمد الشهر إلا بعد نجاح كل الفحوص التلقائية، ولا تصل القيود إلى نظام ERP إلا بعد أن يعتمدها فريقك.
ماذا يفعل Close AI؟
يتولى Close AI المطابقة والفحص والإعداد في الإقفال الشهري، ويترك كل قرار لفريقك. ويعمل من الدفاتر التي يقرؤها نارفن من نظام ERP الخاص بكل شركة، فيسير الإقفال بالطريقة نفسها سواء كانت الشركة تمسك دفاترها في ERPNext أو Odoo أو Xero أو أي نظام آخر.
| المجال | ما يفعله Close AI | ما يفعله الشخص |
|---|---|---|
| الفواتير والإيصالات | يقرأ فواتير الموردين من ملفات PDF والصور، ثم يطابق كل فاتورة مع فاتورة مفتوحة في الدفاتر أو يعلّمها بأنها لم تُسجل بعد | يؤكد البيانات والمطابقة |
| التسوية البنكية | يطابق حركات البنك مع الدفاتر ويعلّم كل فرق | يسوّي الحركات التي تحتاج إلى تقدير |
| المستحقات | يقترح مستحقات للتكاليف المنتظمة الغائبة هذا الشهر وللبضاعة المستلمة غير المفوترة، ويعكس مستحقات الشهر السابق | يعتمد كل مقترح أو يرفضه |
| المدفوعات المقدمة | يوزّع كل دفعة مقدمة على أشهرها الصحيحة من سجل خاص بها، ويُعدّ القيد الشهري | يعتمد القيد |
| القيود المتكررة | يتحقق كل شهر من ترحيل كل قيد متكرر بمبلغ قريب من مبلغه المعتاد | يتابع القيد الغائب أو المتغير |
| قائمة الإقفال | يحفظ كل خطوة في الإقفال بمسؤول ومراجع وموعد | يُعدّ العمل ويراجعه |
| مطابقة الذمم مع الدفاتر | يطابق أرصدة العملاء والموردين مع حساباتها الرقابية في دفتر الأستاذ، حسابًا بحساب | يبحث في أي فرق |
| تسوية الحسابات المعلقة | يكتشف الأرصدة العالقة في الحسابات المعلقة والوسيطة ويقترح مكان كل منها | يقرر إعادة التصنيف |
| اعتماد الإقفال | يمنع الاعتماد ما دام فحص تلقائي فاشلًا، ويعلّم أي ترحيل لاحق في شهر مقفل | يعتمد الشهر |
وكل اقتراح يبيّن مصدره. فالرصيد المعلق مثلًا يأتي مع الحسابات التي تسوّيه عادة في تاريخ دفاترك نفسها، ومقترح المستحق يذكر هل وُجد من تكلفة شهرية منتظمة أم من استلام بضاعة لم تصل فاتورتها بعد.
كيف يسير الشهر مع Close AI؟
يبدأ العمل قبل نهاية الشهر وينتهي باعتماد الإقفال. ويسير الشهر المعتاد على هذا النحو.
- وصول الدفاتر والكشوفيقرأ نارفن دفاتر كل شركة من نظام ERP الخاص بها في مواعيد محددة. وكشوف الحسابات من بنوكك تُرفع أو تصل إلى مجلد. وكل مزامنة تُسجّل، وإذا كانت مزامنة ستحذف أكثر من اللازم فإنها لا تحذف شيئًا وتنبّهك بدلًا من ذلك.
- قراءة الفواتير وتأكيدهاتصل الفواتير ملفات PDF أو صورًا. يقرأ الذكاء الاصطناعي المورد والرقم والتاريخ والمبالغ والضريبة، ويبحث Close AI عن الفاتورة المفتوحة المقابلة في الدفاتر. ثم يؤكد شخص البيانات والمطابقة.
- مطابقة حركات البنكيطابق وكيل التسويات حركات البنك مع الدفاتر ويعلّم كل فرق. والحركات التي تحتاج إلى قرار، مثل مقبوضات بلا عميل واضح، تبقى لفريقك.
- فتح قائمة الإقفاليبدأ الشهر بقائمة الإقفال الخاصة بك: لكل مهمة مسؤول ومراجع وموعد، ويمكن أن تنتظر المهام التي تعتمد عليها، وتحتفظ بمستنداتها المؤيدة. ويبدأ نارفن معك بقائمة قياسية تعدّلها لتناسب إقفالك.
- إعداد المقترحاتتُعدّ المستحقات وعكوس الشهر السابق وإطفاء المدفوعات المقدمة في صورة قيود. وتُفحص القيود المتكررة، وتحصل الأرصدة العالقة في الحسابات المعلقة على اقتراح بمكانها الصحيح.
- مطابقة الأرصدةتُطابق أرصدة العملاء والموردين مع حساباتها الرقابية، وأرصدة التعاملات بين شركات المجموعة مع دفاتر الشركة المقابلة.
- اعتماد القيود وإرسالهايصل كل قيد إلى المعتمِد الصحيح حسب مبلغه. والقيود المعتمدة تُرسل إلى نظام ERP بعد أن يفعّل المسؤول لديك الإرسال، كمسودات حيث يسمح النظام، أو تخرج كملف استيراد.
- اعتماد الإقفالحين تنجح كل الفحوص التلقائية لشركة ما، يمكن اعتماد شهرها. وفي الإعداد الافتراضي يرفع شخص طلب الاعتماد ويعتمده شخص ثانٍ. وأي ترحيل لاحق في ذلك الشهر يُعلَّم.
والفحوص التلقائية خلف اعتماد الإقفال تُحسب من الدفاتر: ميزان المراجعة لكل شركة متوازن بعملتها، والبنك مسوّى، والذمم المدينة والدائنة تطابق حساباتها الرقابية، وكل حسابات الأرباح والخسائر مربوطة بهيكل التقارير، وأسعار الصرف مكتملة، ولا حالة شاذة حرجة مفتوحة، ومهام الإقفال منجزة، وأرصدة شركات المجموعة متطابقة. وتُقيَّم كل شركة وحدها، فلا تؤخر مشكلة في شركة اعتماد شركة أخرى. ويشرح دليل قائمة الإقفال الشهري الخطوات نفسها بصورة عامة.
لمن صُمم Close AI؟
صُمم Close AI لمن يتحمل مسؤولية الإقفال الشهري: المراقبين الماليين ورؤساء الحسابات والمديرين الماليين، والمحاسبين الذين يُعدّون العمل. ويناسب الشركة الواحدة، ويناسب المجموعة التي تعمل شركاتها على أنظمة ERP مختلفة وبعملات مختلفة.
وتظهر فائدته أكثر حيث يقوم الإقفال على جداول البيانات والذاكرة: قائمة مهام في ملف، وتسويات يُعاد بناؤها كل شهر، وقيود متكررة لا يُكتشف غيابها إلا مصادفة. ويجمع Close AI هذا العمل في مكان واحد، مع الأدلة بجانب كل خطوة، فيرى المراجع أو المدقق ما أُنجز ومن أنجزه.
ما الذي يبقى لفريقك؟
كل قرار يغيّر دفاترك أو يُلزم الشركة يبقى لشخص. يُعدّ Close AI العمل، ويقرر فريقك.
- تأكيد ما قرأه الذكاء الاصطناعي من الفاتورة، ومطابقتها مع الدفاتر.
- الاختيار بين المطابقات المحتملة، وتطبيق المبالغ التي لا يُعرف مصدرها بعد.
- اعتماد كل قيد. فالقيود تتبع مصفوفة الصلاحيات حسب المبلغ، ولا يعتمد أحد طلبه بنفسه.
- تحديد مكان كل رصيد معلق.
- اعتماد الإقفال، والموافقة على هذا الاعتماد حين تطلب منشأتك شخصًا ثانيًا.
ونارفن لا ينقل الأموال أبدًا، ولا يرحّل إلى نظام ERP دون اعتماد. ولا يتلقى الذكاء الاصطناعي كلمات مرور أنظمة ERP ولا رموز الوصول، وتستطيع كل منشأة إيقاف المعالجة الخارجية بالذكاء الاصطناعي. وعندها تُطابق الفواتير يدويًا، وتستمر كل الفحوص والمقترحات من الدفاتر.
مع أي أنظمة يعمل Close AI؟
يعمل Close AI من دفاتر كل شركة أينما كانت. ويمكن أن تعود القيود المعتمدة إلى ERPNext وOdoo وXero وQuickBooks Online وDynamics 365 Business Central وZoho Books ووافق وقيود.
ويقرأ نارفن أيضًا Oracle NetSuite وDynamics 365 Finance وSAP S/4HANA Cloud وSAP Business One وDaftra وTally، وتخرج القيود المعتمدة لهذه الأنظمة كملف استيراد يحمّله شخص في النظام. أما دفاتر أي نظام آخر فتصل عبر قوالب Excel وCSV، أو دخول للقراءة فقط إلى قاعدة البيانات، أو تغذية بيانات، أو مجلد SFTP. وكشوف البنوك تُرفع أو تصل إلى مجلد.
كيف تبدأ مع Close AI؟
يربط فريقنا إحدى شركاتك، ويربط حساباتها من اقتراحات يؤكدها شخص، ويدير أول إقفال جنبًا إلى جنب مع فريقك. والأسعار عند الطلب، اطلع على الأسعار أو احجز عرضًا.
أسئلة شائعة
هل يرحّل Close AI القيود إلى نظام ERP من تلقاء نفسه؟
لا. كل قيد يُعدّ للاعتماد ويتبع مصفوفة الصلاحيات لديك. ويبقى الإرسال إلى نظام ERP متوقفًا حتى يفعّله المسؤول لديك، وحيث يسمح النظام تصل القيود كمسودات ليرحّلها فريقك.
هل نستطيع استخدام قائمة الإقفال الخاصة بنا؟
نعم. يبدأ نارفن معك بقائمة إقفال شهري قياسية، وتعدّلها لتطابق إقفالك. ولكل مهمة مسؤول ومراجع وموعد، ويمكنك إضافة مهمة لشهر واحد فقط.
ماذا يحدث إذا رحّل أحد قيدًا في شهر بعد اعتماده؟
عند الاعتماد يحتفظ نارفن ببصمة لقيود الشهر. وأي قيد يُضاف أو يُعدّل أو يُحذف لاحقًا في نظام ERP لذلك الشهر يُعلَّم، فتعرف أن الفترة في نظامك بقيت مفتوحة.
هل يناسب مجموعة لديها عدة أنظمة ERP وعدة عملات؟
نعم. تبقى كل شركة على نظامها وبعملتها. وتجري الفحوص شركة بشركة، فيمكن اعتماد شركة بينما تُعالج أخرى، وتُطابق الأرصدة بين شركات المجموعة مع الطرف المقابل.
ما الذي يقوم به الذكاء الاصطناعي، وما الذي يُحسب بالقواعد؟
يقرأ الذكاء الاصطناعي الفواتير. أما المطابقات والفحوص والمقترحات فتُحسب من الدفاتر عبر الدوال المالية للمنتج. وإذا أوقفت منشأتك المعالجة الخارجية بالذكاء الاصطناعي، تُطابق الفواتير يدويًا ويستمر كل شيء آخر.