يحتفظ نارفن بسجل التدقيق والتسويات والمستندات على مدار السنة، فتصبح المراجعة فحصًا لا سباقًا مع الوقت. تُتابع طلبات المراجعين بمسؤول وتاريخ، وتُجمع الأرصدة في جداول تجميع، وتُكتشف القيود غير المعتادة وتُسحب منها عينات قبل أن يفعل المراجعون ذلك، ويحصل المراجعون على وصول للقراءة فقط لمدة محددة ويُسجل كل اطلاع.
لماذا يربك موسم المراجعة العمل؟
تطلب المراجعة أدلة سنة كاملة خلال أسابيع قليلة. تصل قائمة الطلبات في جدول بيانات، ويتوقف الفريق عن الإقفال للرد عليها، وتُرسل المستندات بالبريد على دفعات، ويعود السؤال نفسه لأن أحدًا لا يجد ما أُرسل في المرة السابقة.
- تُتابع الطلبات في جدول بيانات يتنقل بين مكتب المراجعة والفريق.
- التسويات موجودة، لكن دون معدّ ومراجع وتاريخ.
- القيود اليدوية قرب نهاية السنة يكتشفها المراجعون أولًا.
- المستندات موزعة بين صناديق البريد والمجلدات المشتركة.
- يحتاج المراجعون إلى وصول، ومنحه بأمان أمر مربك.
كيف يسير الاستعداد للمراجعة مع نارفن؟
- سجل على مدار السنةيُسجل كل إجراء في سجل لا يمكن تعديله: من فعل ماذا، ومتى.
- تسويات باعتمادتُسوى حسابات المركز المالي بأرصدة داعمة، يُعدّها شخص ويعتمدها شخص آخر.
- متابعة الطلباتلكل طلب من المراجعين مسؤول وتاريخ استحقاق ومستنداته المرفقة، فلا يُجاب عن طلب مرتين.
- بناء جداول التجميعتُجمع الأرصدة بالطريقة التي يختبرها بها المراجعون، مع أرقام العام الماضي بجانبها.
- اختبار القيود أولًاتُكتشف القيود غير المعتادة، مثل القيود في العطلات أو المبالغ المدورة أو القيود اليدوية المتأخرة، وتُسحب منها عينات قبل بدء العمل الميداني.
- غرفة للمراجعينيحصل المراجعون على وصول للقراءة فقط لمدة محددة إلى المستندات والطلبات، ويُسجل كل اطلاع.
ماذا يُعدّ نارفن، وماذا يبقى للأشخاص؟
| المجال | نارفن | فريقك والمراجعون |
|---|---|---|
| الطلبات | قائمة واحدة بالمسؤولين والتواريخ والمستندات | يجيب فريقك ويراجع المراجعون |
| التسويات | الأرصدة الداعمة والفروقات | يُعدّها شخص ويعتمدها شخص آخر |
| جداول التجميع | الأرصدة مجمعة حسب مجال المراجعة، سنة بسنة | يختبرها المراجعون |
| اختبار القيود | اكتشاف القيود غير المعتادة وسحب العينات | يفسرها فريقك |
| الوصول | وصول للقراءة فقط ينتهي في تاريخ محدد | أنت تقرر من يحصل عليه ولأي مدة |
ما الضوابط التي ينظر إليها المراجعون أولًا؟
عادة الاعتمادات والصلاحيات. في نارفن تذهب المدفوعات والقيود إلى المعتمد المناسب حسب المبلغ، ولا يعتمد أحد طلبه بنفسه. ويُشار إلى الصلاحيات المتعارضة كملاحظات على الفصل بين المهام، وتُراجع الصلاحيات دوريًا. ويشرح دليلنا عن مصفوفة الصلاحيات والفصل بين المهام شكل الإعداد الجيد.
ماذا تحتاج للبدء؟
- ربط نظامك المحاسبي، ويُفضل من بداية السنة المالية.
- قائمة طلبات مراجعة العام الماضي لنبدأ منها.
- مسؤول لكل تسوية من تسويات المركز المالي.
- جهات الاتصال في مكتب المراجعة، لمنحهم الوصول للقراءة عند بدء العمل الميداني.
لمن يناسب هذا الحل؟
للشركات التي تخضع لمراجعة خارجية كل سنة، وللمجموعات التي تُراجع شركة شركة، ولفرق المالية التي تريد ألا تقطع المراجعة عمل الإقفال. نارفن يدعم المراجعة، والمراجعة نفسها تبقى لدى مراجعيكم.
أسئلة شائعة
هل يحل نارفن محل المراجعين؟
لا. يُعدّ نارفن المستندات والجداول والاختبارات ليكون فريقك جاهزًا، ويبقى رأي المراجعة لمكتب المراجعة.
هل يستطيع المراجعون الدخول؟
نعم، بوصول للقراءة فقط لمدة محددة تمنحونه أنتم. ينتهي الوصول في التاريخ الذي تحددونه، ويُسجل كل اطلاع.
هل يمكن تعديل سجل التدقيق؟
لا. تُسجل الإجراءات في سجل لا يمكن تعديله، يُظهر من فعل ماذا ومتى.
عن ماذا يبحث اختبار القيود؟
عن القيود التي يسأل عنها المراجعون عادة، مثل القيود في أوقات غير معتادة والمبالغ المدورة أو المتكررة والقيود اليدوية المتأخرة، مع عينة جاهزة للمراجعة.