مسار التدقيق (Audit trail) سجل مرتب زمنيًا لمن فعل ماذا ومتى وعلى أي سجل، بما في ذلك الاعتمادات والتعديلات. وفي المالية يربط كل رقم في التقارير عبر دفتر الأستاذ والقيود بالمستندات المؤيدة، ويُظهر من عدّل كل خطوة أو اعتمدها.
ما هو مسار التدقيق؟
يشمل مسار التدقيق (Audit trail) أمرين مترابطين. الأول قابلية التتبع: رقم في الحسابات الإدارية يُفتح على قيود دفتر الأستاذ العام التي خلفه، وكل قيد على قيد اليومية الخاص به، وكل يومية على الفاتورة أو العقد أو حركة البنك التي تؤيدها. والثاني سجل النشاط: سجل بكل إجراء في النظام، مثل الإنشاء والتعديل والاعتماد والترحيل والحذف، مع الشخص والوقت.
ومعًا يجيبان عن السؤالين اللذين يطرحهما المدقق أو المدير المالي عن أي رقم: من أين جاء، ومن لمسه. والمسار الذي يمكن تعديله لاحقًا لا يجيب عن أي منهما بثقة، لذلك فأفضل السجلات هي التي لا تنمو إلا بالإضافة.
ما الذي يجب أن يسجله مسار التدقيق الجيد؟
| العنصر | مثال |
|---|---|
| من | المستخدم أو المهمة الآلية التي نفذت الإجراء |
| ماذا | أنشأ قيدًا، غيّر بيانات الحساب البنكي لمورد، اعتمد دفعة |
| متى | التاريخ والوقت كما يسجلهما النظام، لا كما يُكتبان يدويًا |
| أي سجل | القيد أو الفاتورة أو سجل البيانات الرئيسية المتأثر |
| قبل وبعد | القيمة القديمة والجديدة عند أي تعديل |
| لماذا | السبب أو المرجع المدخل مع التعديل |
| الاعتماد | من اعتمده، وفي أي مستوى من مصفوفة الصلاحيات |
وثلاث خصائص تهم بقدر المحتوى. أن يكون المسار كاملًا، فيُسجَّل كل إجراء، بما في ذلك إجراءات مسؤولي النظام. وأن يكشف العبث، فيمكن اكتشاف أي قيد عُدّل أو حُذف. وأن يُحفظ ويُقرأ، فيستطيع المدقق الاستعلام فيه وتصديره.
ماذا يُظهر مسار التدقيق عمليًا؟
لماذا يهم مسار التدقيق الفرق المالية في الخليج؟
المجموعات ذات الشركات المتعددة وفرق الخدمات المشتركة والمدققين الخارجيين تحتاج إلى إثبات من اعتمد ماذا، خاصة في المدفوعات والقيود وتغيير بيانات الحسابات البنكية للموردين. ومسار التدقيق هو ما يجعل الفصل بين المهام قابلًا للتحقق، لأنه يثبت أن المُعِدّ والمعتمِد شخصان مختلفان. ومدد الاحتفاظ بالسجلات يحددها النظام في كل دولة، فتحقق منها مع مستشارك.
أسئلة شائعة
هل مسار التدقيق هو نفسه سجل التدقيق؟
سجل التدقيق هو سجل النظام للإجراءات. أما مسار التدقيق فالسلسلة الأوسع من الرقم المعروض إلى مستنداته المؤيدة واعتماداته. وسجل التدقيق الجيد جزء من مسار تدقيق جيد.
هل يستطيع مسؤولو النظام تعديل مسار التدقيق؟
لا ينبغي أن يستطيعوا. فالمسار الذي يستطيع مستخدم ذو صلاحيات واسعة تعديله بصمت لا يعطي ضمانًا يُذكر. ابحث عن سجلات لا تنمو إلا بالإضافة، وتُظهر ما إذا كان أي قيد فيها قد تغيّر.
كيف يستخدم المدقق مسار التدقيق؟
يختار أرقامًا من التقارير ويتتبعها نزولًا إلى المستندات المؤيدة، ويختار مستندات ويتتبعها صعودًا إلى دفتر الأستاذ. ويختبر السجل أيضًا بحثًا عن نشاط غير معتاد، مثل قيود رُحّلت في أوقات غريبة أو من مستخدمين غير متوقعين.