قيد اليومية (Journal entry) هو تسجيل معاملة واحدة في الدفاتر: تاريخ، والحسابات المتأثرة، ومبالغ مدينة ودائنة مجموعها واحد، وبيان، ومرجع للمستند المؤيد. وبعد ترحيله يُحدّث أرصدة دفتر الأستاذ العام.
ما هو قيد اليومية؟
كل تغيير في الدفاتر يُسجَّل في قيد يومية (Journal entry). ووفق القيد المزدوج يضم كل قيد طرفًا مدينًا وطرفًا دائنًا على الأقل، والمدين يساوي الدائن دائمًا. ولهذا يتوازن ميزان المراجعة.
ومعظم القيود تُنشأ تلقائيًا: ترحيل فاتورة مبيعات أو فاتورة مورد أو مسير رواتب يُنشئ القيد الذي خلفه. وقيود أخرى تُدخل يدويًا، مثل المستحقات والتصحيحات وإعادة التصنيف وتسويات نهاية الشهر. والقيود اليدوية أعلى مخاطرة، لذلك تخضع لفحص أدق.
كيف يعمل المدين والدائن؟
| نوع الحساب | الزيادة تكون | النقص يكون |
|---|---|---|
| الأصول | مدينة | دائنة |
| المصروفات | مدينة | دائنة |
| الالتزامات | دائنة | مدينة |
| حقوق الملكية | دائنة | مدينة |
| الإيرادات | دائنة | مدينة |
- القيود المعتادة تأتي من الدفاتر المساعدة: المبيعات والمشتريات والرواتب والبنك.
- القيود المتكررة تتكرر كل شهر، مثل الإيجار أو الإهلاك أو رسوم الإدارة.
- المستحقات وعكسها تضع الإيرادات والتكاليف في شهرها الصحيح. اطلع على أساس الاستحقاق.
- قيود التسوية وإعادة التصنيف تصحح الأرصدة أو تنقلها إلى الحساب الصحيح.
كيف يبدو قيد اليومية؟
| التاريخ | الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|---|
| 10 مايو | الذمم المدينة التجارية | 50,000 | |
| 10 مايو | الإيرادات | 50,000 | |
| 9 يونيو | البنك | 50,000 | |
| 9 يونيو | الذمم المدينة التجارية | 50,000 |
لماذا تهم قيود اليومية الفرق المالية في الخليج؟
القيود اليدوية هي المدخل الذي تدخل منه الأخطاء والتجاوزات إلى الدفاتر، ولهذا يختبرها المدقق عن قرب. والممارسة الجيدة بسيطة: لكل قيد يدوي سبب ومستند مرفق، ويُعدّه شخص ويعتمده آخر وفق مبدأ العيون الأربع، ولا يعتمد أحد قيده بنفسه. ويشرح دليل مصفوفة الصلاحيات والفصل بين المهام كيف تُحدد الحدود.
أسئلة شائعة
ما هو القيد العكسي؟
قيد يُسجَّل في أول يوم من الفترة التالية ويلغي مستحقًا من الفترة السابقة. وحين تصل الفاتورة الفعلية وتُرحّل، تقع التكلفة الصافية في شهرها الصحيح دون تكرار.
ما هو القيد المركّب؟
قيد بأكثر من سطرين، مثل قيد الرواتب الذي يجعل عدة حسابات مصروفات مدينة ويجعل البنك والتزامات الرواتب دائنة. والقاعدة نفسها: مجموع المدين يساوي مجموع الدائن.
من يجب أن يعتمد القيود اليدوية؟
شخص غير من أعدّها، لديه صلاحية للمبلغ. وتحدد مصفوفة الصلاحيات الحدود، ويجب أن يُسجَّل الاعتماد مع القيد.