مبدأ الأعين الأربع يشترط أن يفحص شخص ثانٍ مستقل أي إجراء مهم أو يعتمده قبل أن يسري. وفي المالية ينطبق على المدفوعات والقيود اليدوية وتغيير الحسابات البنكية للموردين وصلاحيات الأنظمة، حتى لا يمر خطأ شخص واحد أو احتياله وحده.
ما هو مبدأ الأعين الأربع؟
مبدأ الأعين الأربع (Four-eyes principle)، ويُسمى أيضًا الرقابة الثنائية، يعني وجود شخصين: أحدهما يُعدّ، والآخر يراجع ويعتمد. ويجب أن يكون الثاني مستقلًا عن الأول وأن يفحص فعلًا لا أن يضغط زر الموافقة فقط. والقاعدة في جوهرها بسيطة: لا أحد يعتمد عمله بنفسه.
وهو تطبيق محدد لـالفصل بين المهام. فالفصل يقسم العمليات الكاملة بين الأدوار، ومبدأ الأعين الأربع يضع شخصًا ثانيًا على خطوة واحدة عالية المخاطر. ويحدد تفويض الصلاحيات من يجب أن يكون ذلك الشخص الثاني.
أين ينطبق مبدأ الأعين الأربع في المالية؟
| الإجراء | الشخص الأول | الشخص الثاني |
|---|---|---|
| إطلاق دفعة سداد | محاسب الذمم الدائنة | المدير المالي أو المدير المالي التنفيذي، ضمن حده |
| تغيير الحساب البنكي لمورد | من يُدخل التغيير | شخص ثانٍ يتحقق منه مع المورد |
| ترحيل قيد يدوي | مُعدّ القيد | مراجع مخوّل بمبلغه |
| منح صلاحية في النظام | طالب الصلاحية أو مسؤول النظام | صاحب العملية |
| شطب ذمة مدينة | مسؤول الائتمان | المعتمِد وفق تفويض الصلاحيات |
وأقوى الفحوص تستخدم دليلًا مستقلًا. فللتحقق من بيانات بنكية جديدة، اتصل بالمورد على رقم موجود لديك مسبقًا، لا على الرقم الوارد في الرسالة التي تطلب التغيير.
كيف يبدو مبدأ الأعين الأربع عمليًا؟
لماذا يهم مبدأ الأعين الأربع؟
يكشف الأخطاء، مثل رقم في غير موضعه في مبلغ ما، ويصعّب الاحتيال لأنه يحتاج إلى اتفاق شخصين. ويترك سجلًا للمدققين: من أعدّ، ومن اعتمد، ومتى.
ويفشل حين يصبح شكليًا. راقب المعتمِدين الذين يوافقون على كل شيء خلال دقائق، والثنائي نفسه الذي يعتمد كل منهما للآخر دائمًا، والطلبات "العاجلة" التي تتجاوز الفحص الثاني. واحفظ كل اعتماد في سجل تدقيق لا يمكن تعديله.
أسئلة شائعة
هل مبدأ الأعين الأربع اشتراط نظامي؟
في معظم المنشآت هو ضابط رقابي داخلي لا قاعدة نظامية محددة، يُنص عليه في تفويض الصلاحيات ويتوقعه المدققون. وعلى المنشآت الخاضعة لجهات رقابية أن تتحقق مما تشترطه جهتها.
هل يجوز أن يراجع الشخصان نفسيهما دائمًا؟
يجوز، لكن تدوير المراجع حيثما أمكن يقلل خطر اتفاق شخصين على تجاوز الضابط، وخطر أن يصبح الفحص روتينيًا.
هل يبطئ مبدأ الأعين الأربع عمل الفريق المالي؟
قليلًا، في الإجراءات التي يشملها. فطبّقه حيث يبرر الخطر ذلك، مثل المدفوعات والحسابات البنكية والقيود الكبيرة والصلاحيات، وضع حدودًا للمبالغ حتى تمر البنود الروتينية الصغيرة أسرع.