تفويض الصلاحيات وثيقة يعتمدها مجلس الإدارة عادة، تحدد من في المنشأة يحق له اعتماد أي القرارات وحتى أي مبلغ. وتشمل المدفوعات والمشتريات والعقود والتوظيف والموازنات والشطب والإنفاق الرأسمالي، وتُطبّق في العمل اليومي عبر مصفوفة الصلاحيات.
ما هو تفويض الصلاحيات؟
تبدأ الصلاحية من مجلس الإدارة. فالمجلس يحتفظ ببعض القرارات، مثل الاقتراض الكبير والاستحواذات والموازنة السنوية، ويفوّض الباقي إلى الرئيس التنفيذي، الذي يفوّض أجزاء منه إلى مديرين آخرين. ووثيقة تفويض الصلاحيات (Delegation of authority) تدوّن هذه السلسلة: لكل نوع من القرارات، من يعتمده، وحتى أي مبلغ، ومن يجب استشارته أولًا.
وعمليًا تتحول الوثيقة إلى مصفوفة صلاحيات، تُضبط غالبًا في نظام ERP أو أداة سير عمل، فيصل كل طلب إلى المعتمِد الصحيح. ويشرح دليل مصفوفة الصلاحيات والفصل بين المهام كيف تبنيها.
كيف تُبنى وثيقة تفويض الصلاحيات؟
| القرار | المدير المالي | المدير المالي التنفيذي | الرئيس التنفيذي | مجلس الإدارة |
|---|---|---|---|---|
| دفعة لمورد | حتى 100,000 | حتى 1,000,000 | حتى 5,000,000 | أكثر من 5,000,000 |
| إنفاق رأسمالي | حتى 50,000 | حتى 500,000 | حتى 2,000,000 | أكثر من 2,000,000 |
| شطب ذمة مدينة | لا يوجد | حتى 50,000 | حتى 250,000 | أكثر من 250,000 |
| تعديل الموازنة | لا يوجد | مناقلات ضمن الإجمالي المعتمد | حتى 5% من الإجمالي | أكثر من 5% من الإجمالي |
ويضع التفويض الجيد قواعد تتجاوز المبالغ أيضًا: لا يجوز تجزئة الطلب للبقاء تحت حد ما، ولا يعتمد أحد طلبه بنفسه، ولا يعتمد المعتمِد إلا للشركات التي يتولى مسؤوليتها، وأي تفويض مؤقت أثناء الإجازة يُكتب بتواريخه.
كيف يعمل تفويض الصلاحيات عمليًا؟
لماذا يهم تفويض الصلاحيات؟
يجعل المسؤولية واضحة. فيعرف الموظفون من يستطيع الموافقة، ويعرف المعتمِدون حدودهم، ويستطيع المدققون اختبار كل اعتماد مقابل قاعدة مكتوبة. ومن دونه تعتمد الموافقات على من يصادف وجوده في المكتب. وهو يعمل مع الفصل بين المهام ومبدأ الأعين الأربع.
وأبقِه محدّثًا. راجعه مرة في السنة على الأقل وكلما تغيّر الهيكل التنظيمي، وأعطِ كل تعديل رقم إصدار، وتأكد أن الأنظمة تطبّق الحدود نفسها التي في الوثيقة. فالتفويض الذي لا يوجد إلا في ملف PDF لا يُطبّق.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين تفويض الصلاحيات ومصفوفة الصلاحيات؟
تفويض الصلاحيات هو الوثيقة الحاكمة: أي القرارات يفوّضها المجلس، ولمن، وبأي حدود. ومصفوفة الصلاحيات تطبّقها على المعاملات اليومية طلبًا بطلب، وغالبًا داخل نظام.
من يعتمد وثيقة تفويض الصلاحيات؟
عادة مجلس الإدارة، بناء على اقتراح الرئيس التنفيذي أو المدير المالي التنفيذي، لأن الصلاحية المفوّضة صلاحية المجلس. ويجب أن تمر التعديلات بالاعتماد نفسه وأن تُؤرّخ.
ماذا يحدث حين يكون المعتمِد في إجازة؟
ينبغي أن تسمح الوثيقة بتفويض مؤقت مكتوب لتواريخ محددة، لشخص يستطيع الاعتماد بذلك المستوى أصلًا. ولا يجوز أن يرفع التفويض حد أحد أو يسمح لشخص باعتماد طلبه بنفسه.