الفصل بين المهام يعني ألا يتحكم شخص واحد في كل خطوات المعاملة المالية. فاعتماد المعاملة وتسجيلها وحيازة الأصل أو تحريكه ومراجعة النتيجة تُسند إلى أشخاص مختلفين، فيكتشف أحدهم خطأ الآخر أو احتياله.
ما هو الفصل بين المهام؟
الفصل بين المهام (Segregation of duties) ضابط رقابي داخلي أساسي. فإذا استطاع شخص واحد أن يضيف موردًا ويعتمد فاتورته ويُعدّ الدفعة ويسوّي البنك، فلا شيء يمنعه من الدفع لنفسه، ولن يلاحظ أحد حتى الخطأ غير المقصود. وتقسيم هذه الخطوات يعني أن تمر كل معاملة بشخصين على الأقل.
والمهام الأربع التي تُفصل عادة هي: الاعتماد، والتسجيل، وحيازة الأصول، والتسوية أو المراجعة. وحين يضطر شخص إلى الجمع بين اثنتين منها، يراجع عمله شخص آخر.
كيف تطبّق الفصل بين المهام؟
| العملية | ما يُفصل | لماذا |
|---|---|---|
| المدفوعات | تغيير الحساب البنكي للمورد، وإعداد الدفعات، وإطلاقها | يمنع الدفع إلى حساب يتحكم فيه أحد الموظفين |
| المشتريات | إصدار أمر الشراء، واستلام البضاعة، واعتماد الفاتورة | يمنع الدفع مقابل بضاعة لم تُطلب أو لم تُستلم |
| القيود | إعداد القيد، واعتماده أو ترحيله | يمنع قيودًا غير مراجعة من تغيير النتائج |
| الذمم المدينة | تسجيل المقبوضات، وإصدار إشعارات الدائن أو الشطب | يمنع إخفاء المقبوضات خلف إشعارات دائن |
| البنك | تسجيل النقد، وتسوية البنك | يضمن أن شخصًا مستقلًا يراجع النقد |
| الصلاحيات | طلب صلاحية في النظام، ومنحها | يمنع أي شخص من منح نفسه صلاحيات |
وفي الفريق الصغير الذي يتعذر فيه الفصل الكامل، استخدم ضوابط تعويضية: يراجع مدير التسوية البنكية وقائمة المدفوعات كل شهر، ويُسجّل كل تغيير في البيانات الرئيسية للموردين أو العملاء ويُراجع.
كيف يبدو إصلاح تعارض في المهام؟
لماذا يهم الفصل بين المهام؟
التعارض يتيح لشخص واحد أن يسبب المشكلة ويخفيها، ولهذا ينظر المدققون في من يستطيع فعل ماذا. وتتراكم التعارضات بصمت: ينتقل الموظفون بين الأدوار ويحتفظون بصلاحياتهم القديمة، أو يغطون زملاءهم في الإجازات ولا يعيدون الصلاحيات.
افحص التعارضات في كل نظام يمكنه تحريك القيمة: نظام ERP، وبوابة البنك، ونظام الرواتب، وأي أداة مالية. وراجع الصلاحيات مرة في السنة على الأقل وكلما تغيّر دور أحد. واقرنه بـمبدأ الأعين الأربع للخطوات المنفردة عالية المخاطر، واطلع على دليل مصفوفة الصلاحيات والفصل بين المهام لمصفوفة كاملة.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين الفصل بين المهام ومبدأ الأعين الأربع؟
الفصل بين المهام يقسم العملية على أشخاص حتى لا يتحكم فيها أحد من أولها إلى آخرها. ومبدأ الأعين الأربع يشترط أن يفحص شخص ثانٍ إجراءً محددًا أو يعتمده. فالأعين الأربع إحدى طرق تحقيق الفصل في خطوة واحدة.
كيف يفصل فريق مالي صغير بين المهام؟
افصل الأزواج الأعلى خطرًا أولًا، مثل تغيير الحسابات البنكية والمدفوعات، واجعل المالك أو المدير هو المراجع المستقل. وحيث يبقى تعارض، أضف مراجعة: فحص شهري لقائمة المدفوعات والتسوية البنكية وتغييرات البيانات الرئيسية.
هل تنطبق قواعد الفصل بين المهام على حسابات الأنظمة ومفاتيح الواجهات البرمجية؟
نعم. فالتكامل أو حساب النظام الذي يستطيع إنشاء المعاملات واعتمادها معًا تعارض كأي تعارض آخر. امنحه الصلاحيات التي يحتاجها فقط، وأبقِ الاعتمادات للأشخاص.