دفتر الأستاذ العام (General ledger) هو السجل الكامل لحسابات الشركة: كل قيد يومية مرحّل، مرتبًا حسب الحساب، مع الرصيد الجاري لكل حساب. والدفاتر المساعدة مثل الذمم المدينة والدائنة تحمل التفاصيل وتُرحّل مجاميعها إليه. ومنه يُستخرج ميزان المراجعة والقوائم المالية.
ما هو دفتر الأستاذ العام؟
دفتر الأستاذ العام (General ledger) هو المكان الذي تعيش فيه محاسبة الشركة. فيه حساب لكل بند في دليل الحسابات، وكل قيد يومية يُرحّل إلى الدفاتر يصل إلى حسابين أو أكثر منها. ويُظهر كل حساب رصيده الافتتاحي وكل حركة عليه ورصيده الختامي.
ومعظم الشركات لا تقيّد كل فاتورة عميل في دفتر الأستاذ العام مباشرة. فالتفاصيل في الدفاتر المساعدة: الذمم المدينة للعملاء، والذمم الدائنة للموردين، وسجل الأصول الثابتة للأصول. ويُرحّل الدفتر المساعد إلى حساب مراقبة في دفتر الأستاذ، وفي نهاية الشهر يجب أن يساوي مجموع الدفتر المساعد رصيد حساب المراقبة.
كيف يرتبط دفتر الأستاذ العام بالسجلات الأخرى؟
| السجل | ما يحمله | مثال |
|---|---|---|
| المستند المؤيد | الدليل على المعاملة | فاتورة مورد أو حركة في كشف البنك |
| قيد اليومية | الجانب المدين والدائن لمعاملة واحدة | من حـ/ الإيجار إلى حـ/ الذمم الدائنة |
| الدفتر المساعد | التفاصيل لكل عميل أو مورد أو أصل | المستحق لكل مورد |
| حساب في دفتر الأستاذ العام | كل ترحيل على حساب واحد، مع رصيد جارٍ | كل حركات حساب البنك |
| ميزان المراجعة | رصيد كل حساب في تاريخ واحد | القائمة التي تقوم عليها القوائم |
| القوائم المالية | أرصدة الحسابات مجمعة في بنود التقرير | قائمة الدخل وقائمة المركز المالي |
ويجب أن يعود كل مستوى إلى ما تحته. فالرقم في القوائم يُفتح على قيود دفتر الأستاذ التي تكوّنه، وكل قيد على يوميته، وكل يومية على مستندها واعتمادها. وهذه السلسلة هي ما يسميه المدقق مسار التدقيق.
كيف يبدو حساب في دفتر الأستاذ العام؟
| التاريخ | البيان | مدين | دائن | الرصيد |
|---|---|---|---|---|
| 1 أبريل | الرصيد الافتتاحي | 100,000 | ||
| 8 أبريل | مقبوضات من العميل أ | 50,000 | 150,000 | |
| 15 أبريل | دفعة إلى المورد ب | 30,000 | 120,000 | |
| 30 أبريل | عمولات بنكية | 500 | 119,500 |
لماذا يهم دفتر الأستاذ العام الفرق المالية في الخليج؟
في المجموعة تحتفظ كل شركة بدفتر أستاذ خاص بها، وغالبًا على نظامها وبعملتها. ومقارنة الشركات، أو جمعها في القوائم المالية الموحدة، تبدأ من هذه الدفاتر. وجمع مبالغ بعملات مختلفة سطرًا بسطر يعطي مجموعًا بلا معنى، لذلك يُقرأ كل دفتر بعملته أولًا ثم يُترجم بعد ذلك.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر اليومية؟
دفتر اليومية يسجل المعاملات بترتيب تاريخها، قيدًا بعد قيد. أما دفتر الأستاذ العام فيرتب الترحيلات نفسها حسب الحساب، فترى رصيد كل حساب وحركاته.
ما هو حساب المراقبة؟
حساب في دفتر الأستاذ العام يحمل مجموع دفتر مساعد، مثل الذمم المدينة التجارية لكل العملاء. ويجب أن يساوي رصيده مجموع الدفتر المساعد، ويُطابق الاثنان كل شهر.
من يدير دفتر الأستاذ العام؟
فريق المحاسبة، وعادة تحت إشراف المراقب المالي. ومعظم القيود تأتي تلقائيًا من الدفاتر المساعدة وكشوف البنك، أما القيود اليدوية فيُعدّها شخص ويعتمدها آخر.
ما الفرق بين دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة؟
دفتر الأستاذ العام يحمل كل ترحيل. أما [ميزان المراجعة](/glossary/trial-balance) فملخص له: سطر لكل حساب برصيده في تاريخ محدد.