معظم بطء الإقفال انتظار وتدقيق: قيود بنكية تنتظر المطابقة، ومستحقات تُقدّر، وأرصدة تُطابق، وقائمة مهام في بريد أحدهم. مع نارفن يُعدّ الوكلاء هذه الخطوات مع نهاية الشهر ويشيرون إلى ما لا يتطابق، فيقضي فريقك الإقفال في المراجعة واتخاذ القرار. ولا يُعتمد الشهر إلا بعد نجاح كل الفحوص الآلية.
لماذا يستغرق الإقفال الشهري كل هذا الوقت؟
الإقفال بطيء لأن العمل يصل في طابور. تتأخر كشوف البنوك، ويطابقها أحدهم سطرًا سطرًا، وتُقدّر المستحقات من الذاكرة، وتُطابق أرصدة الموردين والعملاء في جدول بيانات، وقائمة المهام ملف مشترك لا يثق به أحد. وكل خطوة تنتظر ما قبلها.
- تسوية بنكية يدوية، غالبًا لعدة حسابات وشركات.
- مستحقات ومصروفات مدفوعة مقدمًا يُعاد بناؤها كل شهر من ملف الشهر السابق.
- قيود متكررة تُنسى أو تُسجل مرتين.
- دفاتر مساعدة للذمم المدينة والدائنة لا تتطابق مع الأستاذ العام.
- أرصدة غير مفسرة تبقى في الحساب المعلق حتى يسأل المراجعون.
كيف يسير الإقفال مع نارفن؟
يعمل الوكلاء على خطوات الإقفال مع وصول البيانات، ويتركون لفريقك قائمة قصيرة: ما يحتاج إلى قرار، وما لا يتطابق.
- قائمة المهام تفتح نفسهالكل خطوة من خطوات الإقفال مسؤول وتاريخ استحقاق، تُحسب بأيام العمل وفق عطلة كل شركة.
- مطابقة القيود البنكيةتُطابق ملفات الكشوف من بنوكك، المرفوعة أو المرسلة إلى مجلد، مع الدفاتر، ويُشار إلى كل فرق.
- اقتراح المستحقات والمدفوعات المقدمةتُقترح التكاليف والإيرادات في شهرها الصحيح، وتُوزع الدفعات المقدمة على الأشهر التي تغطيها، للاعتماد.
- فحص القيود المتكررةتُفحص القيود التي يجب أن تظهر كل شهر، فيُكتشف غياب استحقاق إيجار أو رواتب.
- مطابقة الأرصدةتُطابق أرصدة العملاء والموردين مع الأستاذ العام حسابًا حسابًا، وتُفسَّر أرصدة الحساب المعلق.
- اعتماد الشهرلا يُعتمد الشهر إلا بعد نجاح كل الفحوص الآلية، ويُشار إلى أي قيد يُسجل في شهر معتمد بعد ذلك.
ماذا يُعدّ الوكلاء، وماذا يبقى لفريقك؟
| خطوة الإقفال | ما يُعدّه نارفن | فريقك |
|---|---|---|
| التسوية البنكية | القيود المطابقة وقائمة الفروقات | يتحقق من الفروقات ويعالجها |
| المستحقات والمدفوعات المقدمة | قيود مقترحة مع سبب كل منها | يعتمد أو يعدّل أو يرفض |
| الفواتير | حقول مقروءة من ملفات PDF والصور | يؤكد كل فاتورة |
| مطابقة الدفاتر المساعدة | فروقات العملاء والموردين حسابًا حسابًا | يتفق على التصحيحات |
| القيود | مسودات جاهزة للاعتماد | يعتمد؛ ويمكن إرسال القيود المعتمدة إلى نظامك بعد أن يفعّل المسؤول الإرسال |
| الاعتماد | نتيجة كل فحص آلي | يعتمد الشهر |
ما الذي يتغير فعلًا للفريق؟
ينتقل العمل من التنفيذ إلى المراجعة. بدل مطابقة كل قيد بنكي، يراجع المحاسب القليل الذي لم يتطابق. وبدل إعادة بناء المستحقات، يعتمد المدير المالي مقترحات مرفقة بأسبابها. وتُظهر قائمة المهام من تأخر قبل الموعد لا بعده.
لا يقفل نارفن نظام ERP لديكم. يُسجل الشهر معتمدًا في نارفن، ويُشار إلى أي قيد يُسجل فيه لاحقًا لتقرروا ما تفعلون.
ماذا تحتاج للبدء؟
- ربط نظامك المحاسبي، أو ملفات القيود حيث لا يوجد رابط مباشر.
- ملفات كشوف البنك لكل حساب، مرفوعة أو مرسلة إلى مجلد.
- قائمة مهام الإقفال الحالية إن وُجدت، لنبدأ منها.
- مسؤول لكل خطوة. ويجهّز فريقنا الإقفال الأول معكم.
لمن يناسب هذا الحل؟
يناسب فرق المالية التي يتأخر إقفالها بسبب حجم العمليات أو تعدد الشركات أو الحسابات البنكية، والفرق التي تريد دليلًا على كل خطوة عند حضور المراجعين. أما الشركة الواحدة بعمليات قليلة وإقفال ينتهي في موعده، فقد لا تحتاج إليه الآن.
أسئلة شائعة
هل يقفل نارفن الدفاتر نيابة عنا؟
لا. يُعدّ الوكلاء التسويات ومقترحات المستحقات والفحوص، ويراجع فريقك ويعتمد ويقفل الشهر.
هل نحتاج إلى ربط مباشر مع البنوك؟
لا. تكفي ملفات الكشوف من بنوككم: ارفعوها، أو اجعلوها تصل إلى مجلد يقرأه نارفن.
ماذا يحدث إذا سجل أحد قيدًا في شهر مقفل؟
لا يقفل نارفن نظام ERP لديكم. يُشار إلى القيد مقابل الشهر المعتمد، فيظهر التغيير ويمكن مراجعته.
هل يمكن أن تكون لكل شركة قائمة مهام ومواعيد خاصة بها؟
نعم. لكل شركة إقفالها، وتُحسب تواريخ الاستحقاق بأيام العمل وفق عطلة الشركة نفسها.