تسجّل الدخول إلى QuickBooks Online وتختار شركة واحدة لكل اتصال. يقرأ نارفن دفتر الأستاذ شهرًا بشهر، والفواتير وفواتير الموردين والإشعارات الدائنة ومقبوضات العملاء، وقائمة الدخل والميزانية من QuickBooks نفسه. ولا يستطيع نارفن ترك قيد كمسودة في QuickBooks Online، لذلك بعد أن يفعّل المسؤول الإرسال يُرحَّل كل قيد معتمد هناك مباشرة.
ماذا يقرأ نارفن من QuickBooks Online؟
| السجل | ما يقرؤه نارفن |
|---|---|
| دليل الحسابات | كل الحسابات، مصنّفة حسب نوع الحساب ونوعه التفصيلي في QuickBooks |
| دفتر الأستاذ | كل سطر مرحّل من تقرير الأستاذ العام، مجمّعًا في معاملات متوازنة بالعملة المحلية للشركة |
| من ومتى | من أنشأ كل معاملة ومتى، لاختبارات القيود |
| الفئات والمواقع | الفئات (Classes) كمراكز تكلفة، والمواقع (Locations) كإدارات |
| الفواتير وفواتير الموردين | مع الرصيد المتبقي، وبنودها، وضريبة القيمة المضافة على كل بند |
| الأرصدة الدائنة | إشعارات العملاء الدائنة وأرصدة الموردين الدائنة وإيصالات الاسترداد، كإشعارات دائنة |
| مقبوضات العملاء | أي مبلغ لم يُطبَّق بعد، ويظهر كمبلغ تحت الحساب |
| العملاء والموردون | البريد والهاتف والدولة، وشروط دفع الموردين، والبيانات البنكية حيث يعيدها QuickBooks |
| القوائم | قائمة الدخل والميزانية من QuickBooks لكل حساب، لمطابقة ما حُمّل |
تأتي نسبة ضريبة القيمة المضافة لكل بند من رمز الضريبة في QuickBooks، وتُوزَّع ضريبة المستند لكل نسبة على البنود التي تحمل تلك النسبة. فتتطابق البنود مع إجمالي الضريبة الذي يعرضه QuickBooks، وهذا مهم حين تغذي الأرقام إقرار ضريبة القيمة المضافة.
كيف تعمل مزامنة QuickBooks؟
يبني نارفن دفتر الأستاذ من تقرير الأستاذ العام في QuickBooks، شهرًا بشهر. وتبدأ المزامنة الكاملة من تاريخ بداية الشركة في QuickBooks، أو قبل ثلاث سنوات إن لم يكن محددًا. ولأن المعاملات في الأشهر الماضية يمكن تعديلها في QuickBooks، تعيد كل مزامنة لاحقة قراءة آخر شهرين وتعلّم ما اختفى منهما كمحذوف.
والقوائم على الإيقاع نفسه: اثنا عشر شهرًا في المزامنة الكاملة، ثم الشهر الجاري والشهر الذي قبله. وتعمل المزامنة حسب الجدول الذي تحدده، من كل 15 دقيقة إلى مرة في الأسبوع، أو حين يضغط أحد «زامن الآن».
كيف تربط QuickBooks Online؟
- ابدأ الاتصال في نارفنلا تكتب شيئًا أولًا، إذ ينقلك نارفن إلى Intuit لتسجيل الدخول.
- اختر الشركة لدى Intuitكل تسجيل دخول يربط شركة واحدة في QuickBooks، وكرر الربط لكل شركة أخرى.
- اربطها بشركة في نارفنجديدة أو قائمة، بالعملة المحلية نفسها.
- حدد الجدول وأكّد الربطاختر موعد المزامنة، ثم أكّد الموقع المقترح لكل حساب في النموذج المالي.
وموصلات تسجيل الدخول مثل QuickBooks Online تُفعَّل لنسختك أثناء الإعداد، ويربط فريقنا أنظمتك معك في كل الباقات.
ماذا يحدث حين يُرسل قيد معتمد إلى QuickBooks؟
يُرحَّل فورًا كقيد يومية في QuickBooks. ولا توجد خطوة مسودة هناك، لذلك يكون الضبط في نارفن: يبقى الإرسال معطّلًا حتى يفعّل المسؤول الاتصال بوضع الترحيل، ويحتاج كل قيد إلى اعتماده الخاص أولًا. ومحاولة تفعيل المسودات لـ QuickBooks تُرفض برسالة توضح السبب.
- يأخذ القيد رقمًا يبدأ بـ NV، وتنتهي ملاحظته الخاصة بمرجع من نارفن. ويبحث نارفن عن هذا الرقم قبل الإنشاء، فلا يُرحَّل القيد مرتين عند إعادة المحاولة.
- الأسطر على حساب ذمم مدينة أو دائنة تسمّي عميلها أو موردها.
- يصبح مركز التكلفة الفئة التي تحمل اسمه في QuickBooks، وإلا فالموقع الذي يحمل اسمه. ويجب تفعيل تتبع الفئات أو المواقع في QuickBooks، ومركز التكلفة الذي لا يطابق شيئًا، أو يطابق أكثر من واحد، يوقف القيد.
- المبالغ بالعملة المحلية للشركة، بخانتين عشريتين على الأكثر.
- يُستخدم تسجيل دخول QuickBooks نفسه للقراءة والإرسال، فلا حاجة إلى تسجيل دخول ثانٍ.
وإذا أردت أن يبقى شخص في QuickBooks بين الاعتماد والترحيل، فاترك الإرسال معطّلًا وصدّر القيود المعتمدة كملف CSV للاستيراد. ويشرح دليلنا عن مصفوفة الصلاحيات والفصل بين المهام من يعتمد ماذا.
ما الذي لا يفعله اتصال QuickBooks؟
- لا يقرأ الأرقام الضريبية للعملاء أو الموردين من QuickBooks.
- يعرض مقبوضات العملاء تحت الحساب، لا مدفوعات الموردين تحت الحساب.
- يربط شركة واحدة لكل تسجيل دخول، فالمجموعة التي لديها عدة شركات في QuickBooks تحتاج اتصالًا لكل منها.
- هو مبني، ويُتحقق منه في أول مزامنة مع شركتك قبل الاعتماد عليه. جرّب الإرسال على شركة تجريبية (Sandbox) في QuickBooks أولًا.
أسئلة شائعة
لماذا تُرحَّل القيود بدل أن تُحفظ كمسودات؟
لا يستطيع نارفن ترك قيد كمسودة في QuickBooks Online، فالطريقة الوحيدة للإرسال هي الترحيل. ولهذا يحتاج الإرسال إلى أن يختار المسؤول وضع الترحيل، ويُعتمد كل قيد في نارفن قبل أن يُرسل.
هل يقرأ اتصال واحد عدة شركات في QuickBooks؟
لا. كل تسجيل دخول يربط شركة واحدة. أضف اتصالًا لكل شركة أخرى، وتصل كلها إلى نموذج مالي واحد في نارفن.
إلى أي مدى تعود المزامنة الأولى؟
إلى تاريخ بداية الشركة في QuickBooks، أو ثلاث سنوات إلى الوراء إن لم يكن محددًا. وتعيد المزامنات اللاحقة قراءة آخر شهرين.
هل يقرأ نارفن الفئات والمواقع في QuickBooks؟
نعم. تصبح الفئات مراكز تكلفة والمواقع إدارات، فتُقسم التقارير كما تتتبعها اليوم. والقيود المرسلة تستخدمها أيضًا.