المطابقة الثلاثية تفحص فاتورة المورد مقابل مستندين آخرين قبل سدادها: أمر الشراء الذي يحدد ما طُلب وبأي سعر، وسند الاستلام الذي يحدد ما وصل فعلًا. ولا تُجاز الفاتورة للسداد إلا حين تتفق المستندات الثلاثة ضمن هامش محدد.
ما هي المطابقة الثلاثية؟
تأتي المستندات الثلاثة في المطابقة الثلاثية (Three-way match) من ثلاثة أشخاص مختلفين: المشتريات تُصدر أمر الشراء، والمستودع أو طالب الشراء يؤكد الاستلام، والمورد يرسل الفاتورة. وحين تتفق الثلاثة يكون لدى المنشأة دليل جيد على أنها تدفع مقابل شيء طلبته واستلمته بالسعر المتفق عليه.
أما المطابقة الثنائية فتفحص الفاتورة مقابل أمر الشراء فقط، وتناسب الخدمات التي لا استلام ماديًا لها. والمطابقة الرباعية تضيف فحص الجودة أو المعاينة. والمطابقة الثلاثية هي الضابط المعتاد للبضائع المشتراة بالأجل في الذمم الدائنة.
كيف تعمل المطابقة الثلاثية؟
- اربط المستنداتاربط الفاتورة بأمر الشراء الخاص بها وبسند استلام الشحنة نفسها، بندًا ببند.
- قارن الكمياتيجب ألا تتجاوز الكمية المفوترة الكمية المستلمة، وألا تتجاوز الكمية المستلمة الكمية المطلوبة.
- قارن الأسعاريجب أن يساوي سعر الوحدة في الفاتورة سعر أمر الشراء، ضمن هامش صغير محدد مسبقًا.
- افحص الفاتورة الضريبيةتحقق من رقم التسجيل الضريبي للمورد ومبلغ الضريبة، لأن ضريبة المدخلات لا تُخصم إلا بدليل صحيح.
- أجِز أو أوقفالفواتير المتفقة تمضي إلى الاعتماد والسداد. والاستثناءات تُوقف وتُحال إلى المشتري أو طالب الشراء.
- عالج الاستثناءاتاطلب إشعار دائن، أو سجّل الاستلام الناقص، أو اعتمد تغيّر السعر مع ذكر السبب. ولا تعدّل الفاتورة لتتطابق أبدًا.
كيف تبدو المطابقة الثلاثية عمليًا؟
لماذا تهم المطابقة الثلاثية الفرق المالية في الخليج؟
تمنع المطابقة الدفع الزائد والفوترة المكررة والدفع مقابل بضائع لم تصل، قبل أن يخرج المال من المنشأة. ولأن أمر الشراء والاستلام والفاتورة تأتي من أشخاص مختلفين، فهي تدعم الفصل بين المهام أيضًا.
وفي المملكة العربية السعودية لا تُخصم ضريبة المدخلات إلا إذا احتفظت المنشأة بدليل على الضريبة، وهو عادة فاتورة ضريبية صحيحة (اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة 49، الفقرة 7). وفحص الفاتورة الضريبية ضمن المطابقة يكشف الفاتورة التي تفتقد بيانات ضريبية صحيحة قبل أن تصل ضريبتها إلى إقرار ضريبة القيمة المضافة.
أسئلة شائعة
ما الهامش الذي ينبغي أن تسمح به المطابقة الثلاثية؟
اجعله صغيرًا ومكتوبًا، مثل مبلغ ثابت بالريال أو نسبة صغيرة لكل بند، حتى تمر فروق التقريب ولا تمر تغيرات الأسعار الحقيقية. وكل ما يتجاوزه يحتاج إلى اعتماد شخص.
هل تحتاج كل فاتورة إلى مطابقة ثلاثية؟
لا. فالخدمات والمرافق والإيجارات والاشتراكات لا سند استلام لها، فتُطابق مطابقة ثنائية مع أمر الشراء أو العقد، أو يعتمدها صاحب الموازنة.
ماذا يحدث للفواتير التي لا تجتاز المطابقة؟
تُوقف ولا تُسدد، وتُحال إلى من يستطيع معالجتها: المشتري للسعر، والمستودع للكمية، والمورد لإشعار الدائن. وسجّل سبب أي تجاوز.
مراجع رسمية وأولية، قُرئت في التاريخ المذكور. الأنظمة تتغير، فتحقق من الجهة المختصة أو مستشارك قبل التصرف.