يكتشف نارفن أي العملاء والموردين في دفاتر كل شركة هم في الحقيقة شركات أخرى في المجموعة، مستخدمًا علامة المعاملات بين الشركات في النظام نفسه والأرقام الضريبية وأرقام السجل التجاري والأسماء. ثم يقارن جانبي كل رصيد بين الشركات، ويسرد كل فرق مع القيود خلفه، ويجهّز الاستبعادات والمقاصة للاعتماد. ويؤكد شخص كل ربط، ولا يُربط شيء تلقائيًا.
لماذا لا تتطابق الأرصدة بين شركات المجموعة أبدًا؟
تسجل شركتان المعاملة نفسها في يومين مختلفين، بعملتين مختلفتين، على حسابين مختلفين، وغالبًا باسمين مختلفين لبعضهما. تسجل إحداهما فاتورة في مارس والأخرى في أبريل. وتسمي إحداهما الشركة الشقيقة باسمها القانوني، والأخرى باسمها التجاري. وفي نهاية الشهر تختلف الأرصدة، ويجب أن يعرف أحدهم السبب عبر البريد.
- تظهر شركات المجموعة كعملاء وموردين عاديين، بأسماء لا تتطابق.
- تُسجل الفواتير في فترات مختلفة على كل جانب.
- تستخدم كل شركة عملتها، فتختلف حتى الأرصدة المتفق عليها بعد الترجمة.
- القروض بين الشركات تحمل فوائد سجلها جانب واحد فقط.
- تُكتشف الفروقات عند التوحيد، حين لا يبقى وقت لإصلاحها.
كيف تسير مطابقة الأرصدة بين الشركات مع نارفن؟
- ربط الأطرافيقترح نارفن أي العملاء والموردين هم شركات في المجموعة، من علامة النظام نفسه، أو رقم ضريبي أو سجل تجاري، أو اسم مطابق بالعربية أو الإنجليزية. ويؤكد شخص كل ربط.
- مقارنة الجانبينيُقارن كل رصيد بين الشركات بنظيره في الشركة الأخرى، بعد ترجمة العملات.
- سرد الفروقاتيُسرد كل فرق مع القيود على الجانبين، فيظهر السبب، مثل التوقيت أو العملة أو فاتورة ناقصة.
- الاتفاق على التصحيحتتفق الشركات على من يصحح ماذا، وتُسجل التصحيحات في نظام كل شركة.
- تجهيز الاستبعاداتتُجهّز قيود الاستبعاد كمسودات، ويرحّلها شخص غير من أعدّها.
- مقاصة ما يمكن تسويتهتُجري دورة المقاصة مقابلة ما تدين به شركات المجموعة لبعضها، ويعتمدها شخص غير من اقترحها.
ما الذي يسبب عادة الفرق بين الشركات؟
| السبب | كيف يبدو | الإصلاح المعتاد |
|---|---|---|
| التوقيت | فاتورة سجلها جانب في مارس والآخر في أبريل | استحقاقها في الشهر الأسبق، أو الاتفاق على موعد قطع |
| العملة | الأرصدة متطابقة بعملة المعاملة لا بعد الترجمة | استخدام مصدر وتاريخ الأسعار نفسيهما |
| قيد ناقص | لدى جانب فاتورة أو دفعة ليست لدى الآخر | تسجيل المستند الناقص |
| الفوائد | فوائد القرض سجلها المقرض فقط | تسجيل مصروف الفائدة المقابل |
| حساب خاطئ | سُجل على حساب طرف ثالث بدل حساب الشركات الشقيقة | إعادة تصنيفه |
لماذا يسأل نارفن قبل الربط؟
لأن الربط الخاطئ أسوأ من الربط الناقص. المطابِق متحفظ: الاسم الذي يناسب شركتين، أو الرقم الضريبي الذي يخالف رقم الشركة نفسها، لا يعطي تطابقًا. ولا تُطابق الأسماء المنقولة حرفيًا بين العربية والإنجليزية ولا الأسماء التجارية التي لا تشترك في أي كلمة مع الاسم المسجل، فيربطها شخص مرة واحدة وتبقى مربوطة.
ماذا تحتاج للبدء؟
- ربط كل شركة في المجموعة، مع عملائها ومورديها.
- الرقم الضريبي والسجل التجاري لكل شركة.
- هيكل المجموعة وعملة التقرير.
- اتفاقيات القروض بين الشركات إذا أردت فحص الفوائد والأرصدة.
لمن يناسب هذا الحل؟
للمجموعات التي تتعامل شركاتها فيما بينها أو تقرض بعضها أو تتقاسم التكاليف، خاصة عبر عملات وأنظمة مختلفة. أما المجموعة التي لا تتعامل شركاتها فيما بينها، فلديها القليل لمطابقته.
أسئلة شائعة
هل يربط نارفن شركات المجموعة تلقائيًا؟
لا. يقترح الروابط مع سبب كل منها، ويؤكدها شخص. وبعد التأكيد يبقى الربط قائمًا.
هل يطابق الأسماء العربية والإنجليزية؟
يطابق الأسماء بعد تجاهل حالة الأحرف وعلامات الترقيم والأشكال القانونية واختلافات الحروف العربية. أما النقل الحرفي بين العربية والإنجليزية فلا يُطابق تلقائيًا؛ اربطه يدويًا مرة واحدة.
هل يسجل نارفن التصحيحات؟
تُسجل التصحيحات في نظام كل شركة. ويمكن إرسال القيود المعتمدة إلى النظام بعد أن يفعّل المسؤول الإرسال.
كيف تُعامل القروض بين الشركات؟
تُسجل القروض بين شركات المجموعة بأرصدتها وفوائدها، وتُفحص على الجانبين، وتُستبعد عند التوحيد.