يبقي نارفن تقرير أعمار الذمم المدينة محدّثًا من نظامك، ويصوغ التذكيرات وفق جدول بالعربية أو الإنجليزية، ويتابع كل وعد بالسداد حتى لا يُطالَب عميل بفاتورة وعد بسدادها. وتُطابق المقبوضات مع الفواتير التي تسددها. يراجع فريقك كل تذكير ويرسله، ويبقى الإرسال دون مراجعة مغلقًا ما لم تفعّله منشأتك.
لماذا تتأخر الذمم المدينة؟
معظم التأخر ليس رفضًا للسداد. إنه فاتورة لم يتابعها أحد، أو تذكير أُرسل إلى الشخص الخطأ، أو نزاع لم يُسجل، أو عميل يُطالَب مجددًا بفاتورة وعد بسدادها يوم الخميس. التحصيل يعتمد على الذاكرة والعلاقات، وكلاهما ينفد في نهاية الشهر.
- يُصدَّر تقرير الأعمار أسبوعيًا ويكون قديمًا عند قراءته.
- تُكتب التذكيرات واحدًا واحدًا، بلغة واحدة، دون سجل لما أُرسل.
- الوعود والنزاعات في بريد أحد الموظفين.
- تصل المقبوضات دون مرجع وتبقى غير مطبقة.
- لا أحد يستطيع أن يقول كم من الرصيد المتأخر معرض لخطر حقيقي.
كيف يسير التحصيل مع نارفن؟
- تقرير أعمار حيتصل الفواتير المفتوحة من نظامك وفق جدول، حسب العميل والشركة، مع ما تأخر ومدة التأخر.
- تذكيرات وفق جدوليصوغ وكيل التحصيل التذكير التالي لكل عميل متأخر من قوالب بالعربية والإنجليزية، لطيفًا أولًا ثم أكثر حزمًا.
- شخص يرسليراجع فريقك ويرسل بالبريد الإلكتروني، أو عبر واتساب أو الرسائل النصية إلى أرقام وافق عليها العميل، بعد أن تربط منشأتك مرسلها الخاص.
- الوعود وخطط السداديوقف الوعد بالسداد المطالبة بتلك الفاتورة حتى تاريخه، وتوزع خطة السداد الرصيد على أقساط متفق عليها.
- فرز الردودتُصنف ردود العملاء، مثل: تم السداد، أو وعد، أو نزاع، أو جهة اتصال خاطئة، فتتضح الخطوة التالية.
- تطبيق المقبوضاتتُطابق مقبوضات العملاء مع الفواتير التي تسددها، فيبقى تقرير الأعمار صحيحًا.
ماذا يفعل الوكيل، وماذا يقرر فريقك؟
| المهمة | نارفن | فريقك |
|---|---|---|
| تقرير الأعمار | محدّث من نظامك | يراجعه أسبوعيًا أو يوميًا |
| التذكيرات | تُصاغ وفق جدول بالعربية أو الإنجليزية | يعدّل كل تذكير ويرسله |
| كشوف الحساب | كشف حساب جاهز للإرسال، أو رابط ليطلع عليه العميل | يرسله |
| الوعود والنزاعات | تُتابع لكل فاتورة، وتتوقف المطالبة مع وعد قائم | يتفق على الشروط ويحل النزاعات |
| مخاطر الائتمان | حدود ائتمان لكل شركة وتقدير للخسائر الائتمانية المتوقعة | يقرر إيقاف الائتمان والمخصصات |
كيف تعرف أن الأمر ينجح؟
راقب ثلاثة أرقام: متوسط فترة التحصيل، ونسبة الذمم المتأخرة أكثر من 90 يومًا، والوعود المنفذة مقابل الوعود المقطوعة. تأتي الثلاثة من السجلات نفسها التي تستخدمها التذكيرات، فتتحرك بمجرد تحسن التحصيل. ويظهر التحسن فورًا أيضًا في توقعات النقد لـ13 أسبوعًا.
ماذا تحتاج للبدء؟
- ربط نظامك المحاسبي لتبقى الفواتير المفتوحة والمقبوضات محدثة.
- جهات اتصال العملاء: الشخص الذي يعتمد السداد، لا البريد العام فقط.
- صيغة التذكيرات لديكم إن وُجدت. والقوالب الافتراضية بالعربية والإنجليزية جاهزة للتعديل.
- لواتساب أو الرسائل النصية: مرسل خاص بمنشأتك، وعملاء وافقوا على التواصل بهذه الطريقة.
لمن يناسب هذا الحل؟
للشركات التي تبيع بالآجل لعملاء كثيرين، وللمجموعات التي تحصّل فيها كل شركة ذممها، ولفرق المالية التي تريد أن يستمر التحصيل أثناء الإقفال. أما النشاط الذي يُدفع له مقدمًا، أو من عدد قليل من العملاء، فقد لا يحتاج إلى سير عمل للتحصيل.
أسئلة شائعة
هل يرسل نارفن التذكيرات دون أن يراجعها أحد؟
ليس افتراضيًا. تُصاغ التذكيرات ليراجعها فريقك ويرسلها. ويمكن للمنشأة اختيار الإرسال التلقائي، وهو مغلق حتى تفعّله المنصة ومنشأتك معًا.
هل يمكن إرسال التذكيرات بالعربية؟
نعم. توجد قوالب بالعربية والإنجليزية، ويُرسل كل تذكير باللغة التي تختارها للعميل.
هل يستطيع العملاء السداد عبر نارفن؟
لا. نارفن لا يحصّل الأموال. يسدد العملاء كما يفعلون اليوم، وتُطابق مقبوضاتهم مع الفواتير التي يسددونها.
ماذا يحدث عندما يعد العميل بالسداد؟
سجّل الوعد على الفاتورة، فتتوقف المطالبة بها حتى التاريخ الموعود، وتستخدم توقعات النقد هذا التاريخ.