تذكيرات التحصيل المتدرجة عملية منظمة لتذكير العملاء بالفواتير المستحقة أو المتأخرة، يكون فيها كل تذكير أكثر حزمًا من سابقه. ويحدد سلّم التذكيرات موعد كل خطوة، مثل رسالة ودية قبل تاريخ الاستحقاق، ثم تذكيرات بعده، ثم تصعيد إلى المدير أو إيقاف الائتمان.
ما هي تذكيرات التحصيل المتدرجة؟
تذكيرات التحصيل المتدرجة (Dunning) سلسلة مخطط لها من التذكيرات للفواتير غير المسددة. فبدل اتصالات متفرقة حين يلاحظ أحد عميلًا متأخرًا، تمر كل فاتورة متأخرة بالمراحل نفسها في الأيام نفسها، ويُسجل كل تواصل.
وهي تقع بين إصدار الفاتورة وأي شطب في دورة الذمم المدينة، وتعمل من تقرير أعمار الذمم: أي الفواتير تأخرت وكم يومًا.
كيف تعمل تذكيرات التحصيل المتدرجة؟
| المرحلة | الموعد | الأسلوب والقناة |
|---|---|---|
| تذكير ودي | قبل تاريخ الاستحقاق بسبعة أيام | رسالة بريد ودية مرفق بها الفاتورة |
| التذكير الأول | بعد تاريخ الاستحقاق بثلاثة أيام | رسالة مهذبة بالمبلغ وتاريخ الاستحقاق وطريقة السداد |
| التذكير الثاني | بعد تاريخ الاستحقاق بـ15 يومًا | رسالة أكثر حزمًا واتصال من موظف التحصيل |
| الإشعار النهائي | بعد تاريخ الاستحقاق بـ30 يومًا | خطاب من المدير المالي ينبّه إلى إيقاف الائتمان |
| التصعيد | بعد 45 يومًا أو أكثر | إيقاف الائتمان أو خطة سداد أو استشارة قانونية، بقرار من شخص |
أوقف السلّم مؤقتًا للفاتورة محل النزاع، أو التي وعد العميل بسدادها في تاريخ محدد، أو التي اتُّفق على خطة سداد لها، وأعد تشغيله إذا لم يُوفَ بالوعد.
كيف تبدو تذكيرات التحصيل عمليًا؟
لماذا تهم تذكيرات التحصيل المتدرجة؟
التذكيرات المنتظمة تخفض متوسط فترة التحصيل دون جهد إضافي لكل فاتورة، ويتعلم العملاء أن تواريخ الاستحقاق جادة. وسجل كل تواصل يفيد أيضًا إذا نشأ نزاع على الدين لاحقًا أو كُوّن له مخصص.
والتذكيرات الجيدة تحتاج إلى بيانات نظيفة. طبّق المقبوضات قبل كل دورة عبر تطبيق المقبوضات، حتى لا يصل تذكير لعميل سدد، وحدّث بيانات التواصل. واكتب باللغة التي يستخدمها العميل، وهي لكثير من عملاء الخليج العربية أو الإنجليزية.
واترك الخطوات الأخيرة للأشخاص. فإيقاف الائتمان وخطط السداد والإجراءات القانونية تؤثر في العلاقة وتحتاج إلى تقدير.
أسئلة شائعة
كم خطوة ينبغي أن تكون في سلّم التذكيرات؟
تستخدم فرق كثيرة من ثلاث إلى خمس خطوات: رسالة ودية قبل تاريخ الاستحقاق، وتذكير أو اثنان بعده، وإشعار نهائي، ثم تصعيد. وخطوات قليلة واضحة لها نهاية محددة أنجح من خطوات كثيرة لينة.
هل تتوقف التذكيرات حين يعترض العميل على فاتورة؟
نعم، للفاتورة محل الاعتراض. سجّل الاعتراض، وعالجه أو ارفضه مع ذكر الأسباب، وأعد التذكيرات بعد حسمه. واستمر في السلّم لفواتير العميل الأخرى.
هل تذكيرات التحصيل هي نفسها تحصيل الديون؟
التذكيرات المتدرجة عملية المنشأة نفسها. أما إحالة الدين إلى جهة تحصيل خارجية أو محامٍ فخطوة لاحقة يقررها شخص بعد أن لا تنجح التذكيرات.