تطبيق المقبوضات هو مطابقة كل مبلغ يسدده العميل مع الفواتير التي يسددها، حتى يُظهر دفتر الذمم المدينة بدقة ما بقي على كل عميل. ويشمل السداد الكامل والجزئي، والدفعة الواحدة لعدة فواتير، والمبالغ التي لم يُعرف مصدرها بعد.
ما هو تطبيق المقبوضات؟
حين يصل المال إلى البنك، تثبت التسوية البنكية أنه وصل إلى الحساب الصحيح. ويجيب تطبيق المقبوضات (Cash application) عن السؤال التالي: أي الفواتير سددها؟ فما لم يُطبّق المبلغ تبقى فواتير العميل مفتوحة، ويبالغ تقرير أعمار الذمم في المتأخرات.
وهو مهمة ضمن الذمم المدينة، منفصلة عن التسوية البنكية. فقد يكون المبلغ في الحساب البنكي الصحيح ومع ذلك مسجلًا على العميل الخطأ أو الفاتورة الخطأ.
كيف يعمل تطبيق المقبوضات؟
- التقط المبلغ الواردخذ كل دفعة واردة من كشف البنك بتاريخها ومبلغها واسم الدافع ومرجعها.
- حدد العميلاستخدم اسم الدافع أو حسابه البنكي أو المرجع. وإذا لم يعرف أحد من دفع، فاحتفظ بالمبلغ في حساب معلق له مسؤول، ولا تقيّده إيرادًا أبدًا.
- اعثر على الفواتيررقم الفاتورة في المرجع أقوى دليل للمطابقة. وإن لم يوجد، فابحث عن فاتورة مفتوحة بالمبلغ نفسه تمامًا لذلك العميل.
- طبّق كليًا أو جزئيًاقد تسدد الدفعة الواحدة عدة فواتير، أو جزءًا من فاتورة، أو تبقى على حساب العميل حتى يحدد ما تخصه.
- عالج الفروقالسداد الناقص قد يكون عمولة بنكية أو خصمًا أو نزاعًا. سجّل السبب وتابعه، ولا تشطب شيئًا دون اعتماد.
- رحّل وراجعحدّث دفتر الذمم المدينة، ثم تحقق أن رصيد العميل يطابق ما يعتقد العميل أنه عليه.
كيف يبدو تطبيق المقبوضات عمليًا؟
لماذا يهم تطبيق المقبوضات؟
يتابع فريق التحصيل العملاء من تقرير أعمار الذمم. فإذا لم تُطبّق المقبوضات، طالب الفريق عملاء سددوا فعلًا، فيضيع الوقت وتتضرر العلاقة. وللسبب نفسه تخرج تذكيرات التحصيل المتدرجة خاطئة.
ويعتمد عليه مخصص الخسائر الائتمانية أيضًا. فالمعيار IFRS 9 يذكر مصفوفة المخصصات بنسب حسب أيام التأخر طريقةً عملية لتقدير الخسائر الائتمانية المتوقعة على الذمم التجارية (الفقرة B5.5.35)، لذلك قد يُبقي مبلغ غير مطبّق فاتورة مسددة في شريحة قديمة فيضخّم المخصص.
طبّق المقبوضات يوميًا أو أسبوعيًا لا في نهاية الشهر، ما دامت المراجع حديثة والعملاء يتذكرون ما دفعوه.
أسئلة شائعة
ما هي المقبوضات غير المطبقة؟
مبالغ وصلت من العميل ولم تُطابق بعد مع فاتورة. احتفظ بها على حساب العميل أو في حساب معلق وسوّها سريعًا، فتزايد رصيدها يجعل دفتر الذمم المدينة غير موثوق.
ما الفرق بين تطبيق المقبوضات والتسوية البنكية؟
التسوية البنكية تطابق حساب البنك مع الدفاتر. أما تطبيق المقبوضات فيطابق كل مبلغ من عميل مع الفواتير التي يسددها، حتى يكون دفتر الذمم المدينة صحيحًا. وتحتاج إلى الاثنين.
هل يمكن أتمتة تطبيق المقبوضات؟
يمكن أتمتة كثير منه حين تحمل المدفوعات أرقام الفواتير. فالمطابقات التامة يمكن اقتراحها تلقائيًا، أما السداد الجزئي والخصومات والمبالغ مجهولة المصدر فما زالت تحتاج إلى قرار شخص.
مراجع رسمية وأولية، قُرئت في التاريخ المذكور. الأنظمة تتغير، فتحقق من الجهة المختصة أو مستشارك قبل التصرف.