الحساب المعلق (Suspense account) حساب مؤقت لمبالغ لا يمكن ترحيلها إلى حسابها الصحيح بعد، مثل مقبوضات من دافع مجهول. ويجب التحقق من كل بند فيه ونقله إلى الحساب الصحيح بسرعة، حتى يقارب رصيده الصفر في نهاية كل فترة.
ما هو الحساب المعلق؟
أحيانًا يتحرك المال قبل أن يعرف أحد سببه. فعميل يدفع دون مرجع، أو عمولة بنكية بلا وصف، أو ملف مستورد فيه سطر لا يطابق أي حساب. وبدل التخمين يرحّل المحاسب المبلغ إلى الحساب المعلق (Suspense account) ويواصل البحث.
وحسابات التسوية الوسيطة قريبة منه. فحسابات تسوية الرواتب وتسويات البطاقات وبوابات الدفع يُفترض أن تستلم المبالغ نفسها وتدفعها، فيصبح رصيدها صفرًا عند اكتمال كل دورة. وأي رصيد يبقى فيها مال غير مفسر يحتاج إلى المعالجة نفسها.
كيف تستخدم الحساب المعلق وتسوّيه؟
- رحّل بسبب ومسؤولكل بند في الحساب المعلق يحمل ملاحظة بما هو معروف، والتاريخ، ومن يتابعه.
- ابحث بسرعةاطلب من البنك بيانات الدافع، وافحص الفواتير المفتوحة بالمبلغ نفسه، وانظر إلى ما يسوّي ذلك الحساب عادة.
- أعد التصنيفانقل كل بند إلى حسابه الصحيح بقيد يشير إلى قيد الحساب المعلق، ويُعتمد كأي قيد يدوي آخر.
- راجع الأعمار كل شهراعرض ما بقي في الحساب المعلق حسب عمره قبل الاعتماد. وأي بند أقدم من شهر يحتاج إلى قرار، لا إلى شهر انتظار آخر.
كيف تبدو تسوية بند معلق؟
لماذا يهم الحساب المعلق الفرق المالية في الخليج؟
التحويلات البنكية دون مرجع واضح، والعملاء الذين يسددون عدة فواتير دفعة واحدة، واختلاف كتابة اسم الدافع بين العربية والإنجليزية، كلها تجعل المقبوضات مجهولة المصدر جزءًا معتادًا من تطبيق المقبوضات. والرصيد المعلق الكبير أو القديم يخفي الأخطاء، وقد يخفي احتيالًا، ويضخّم الذمم المدينة، ولهذا يسأل عنه المدقق. ومراجعته جزء من أي تسوية بنكية وأي اعتماد لنهاية الشهر.
أسئلة شائعة
هل يجب أن يظهر الحساب المعلق في القوائم المالية؟
الأفضل ألا يظهر. سوِّه قبل نهاية الفترة. وإذا تعذر تحديد بند في الوقت المتاح، فصنّفه بأفضل ما يمكن، مثل ذمة دائنة لعميل غير محدد، وواصل البحث.
هل يمكن تسجيل المقبوضات مجهولة المصدر إيرادًا؟
لا. فالمبلغ من دافع مجهول قد يكون سداد فاتورة عميل، أو تأمينًا، أو استردادًا، أو دفعة أُرسلت بالخطأ. احتفظ به في الحساب المعلق حتى تعرف.
من يجب أن يسوّي البنود المعلقة؟
يجب أن يراجع إعادة التصنيف شخص لم يرحّل القيد الأصلي، وأن يُسجل الاعتماد. وهذا يمنع أن يصبح الحساب مكانًا لإخفاء الفروق.