تقرير أعمار الذمم يعرض فواتير العملاء المفتوحة، أو فواتير الموردين، مجمّعة حسب مدة تأخرها عن تاريخ الاستحقاق، مثل: غير مستحقة، ومن 1 إلى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وأكثر من 90 يومًا. ويُظهر من يدين بماذا ومنذ متى، فيعرف الفريق من يتابع أولًا وكم يكوّن من مخصص للخسائر الائتمانية.
ما هو تقرير أعمار الذمم؟
تقرير أعمار الذمم (Aging report) يأخذ كل بند مفتوح في دفتر الذمم المدينة أو الدائنة في تاريخ معيّن ويضعه في شريحة زمنية. ومعظم التقارير تحسب العمر من تاريخ الاستحقاق، فتعني "غير مستحقة" أن موعد السداد لم يحن بعد. وبعضها يحسبه من تاريخ الفاتورة، ويجب أن يذكر التقرير الأساس الذي يستخدمه.
تقرير أعمار الذمم المدينة يوجّه التحصيل ومخصص الخسائر الائتمانية، وتقرير أعمار الذمم الدائنة يُظهر ما يستحق للموردين وما تأخر سداده فعلًا. ويجب أن يتطابق كل منهما مع حسابه الرئيسي في دفتر الأستاذ العام، فالتقرير الذي لا يتطابق مع الدفاتر لا يُعتمد عليه.
كيف تقرأ تقرير أعمار الذمم؟
| العميل | غير مستحقة | 1 إلى 30 | 31 إلى 60 | 61 إلى 90 | أكثر من 90 | المجموع |
|---|---|---|---|---|---|---|
| العميل أ | 120,000 | 40,000 | 0 | 0 | 0 | 160,000 |
| العميل ب | 0 | 0 | 30,000 | 25,000 | 45,000 | 100,000 |
| العميل ج | 60,000 | 20,000 | 0 | 0 | 0 | 80,000 |
| المجموع | 180,000 | 60,000 | 30,000 | 25,000 | 45,000 | 340,000 |
اقرأه من الشرائح الأقدم. فالأعمدة الأقدم تحمل المال الأكثر عرضة للخطر، والعميل الذي ينتقل رصيده إلى شريحة أقدم شهرًا بعد شهر يحتاج إلى اتصال لا إلى رسالة أخرى. وقارن المجموع بالشهر الماضي: فزيادة حصة ما تجاوز 60 يومًا تعني أن التحصيل يتراجع حتى لو بدا المجموع ثابتًا.
كيف يُستخدم تقرير أعمار الذمم في مخصص الخسائر الائتمانية؟
ويقيس المعيار IFRS 9 مخصص الذمم التجارية بالخسائر الائتمانية المتوقعة على مدى العمر (الفقرة 5.5.15)، ويذكر مصفوفة المخصصات، بنسب ثابتة حسب عدد أيام التأخر مبنية على الخسائر التاريخية بعد تعديلها حسب الحاجة، طريقةً عملية (الفقرة B5.5.35). وتقرير أعمار الذمم هو مدخلها.
لماذا يهم تقرير أعمار الذمم، وما الذي يجعله خاطئًا؟
يخبر التقرير فريق التحصيل بمن يتصل، ومسؤول الائتمان بمن يوقف التعامل معه، والمراقب المالي بقدر المخصص. كما يغذي تذكيرات التحصيل المتدرجة وتوقعات النقد، فينتشر أي خطأ فيه.
- المقبوضات وإشعارات الدائن غير المطبقة تُظهر العملاء أكثر تأخرًا مما هم عليه. أصلح تطبيق المقبوضات أولًا.
- أرصدة شركات المجموعة الأخرى تظهر بجانب العملاء الخارجيين فتضخّم رقم المتأخرات. اعرضها منفصلة.
- القيود اليدوية المرحّلة مباشرة على الحساب الرئيسي تكسر التطابق مع الدفاتر. اعثر على كل فرق وسوّه.
- اختلاف تاريخ القطع بين الدفاتر والتقرير يصنع فروقًا وهمية. أعدّ الاثنين في التاريخ نفسه.
أسئلة شائعة
هل يُحسب عمر الذمة من تاريخ الفاتورة أم من تاريخ الاستحقاق؟
من تاريخ الاستحقاق عند متابعة التحصيل، لأن الفاتورة لا تُعدّ متأخرة قبل استحقاقها. ويفيد الحساب من تاريخ الفاتورة عند مقارنة عملاء بشروط سداد مختلفة. واذكر دائمًا الأساس الذي يستخدمه التقرير.
كم مرة نُعدّ تقرير أعمار الذمم؟
في نهاية كل شهر للإقفال والمخصص، وأسبوعيًا لمتابعة التحصيل. ويفيد العرض اليومي حين يكون النقد محدودًا.
لماذا لا يتطابق تقرير أعمار الذمم مع دفتر الأستاذ العام؟
غالبًا بسبب مقبوضات أو إشعارات دائن غير مطبقة، أو قيود يدوية مرحّلة على الحساب الرئيسي، أو اختلاف تاريخ القطع. اعثر على كل فرق وأصلحه، حتى يتطابق التقرير دائمًا مع الدفاتر.
مراجع رسمية وأولية، قُرئت في التاريخ المذكور. الأنظمة تتغير، فتحقق من الجهة المختصة أو مستشارك قبل التصرف.