يقرأ نارفن فواتير الموردين من ملفات PDF والصور، ويطابقها مع أوامر الشراء وإيصالات الاستلام حيث توجد، ويوجّه كل دفعة إلى المعتمد المناسب حسب المبلغ، ويجهّز ملفات دفع جاهزة للبنك. ولا يسري تغيير البيانات البنكية للمورد إلا بعد أن يتحقق منه شخص ثانٍ. لا يعتمد أحد طلبه بنفسه، ونارفن لا يحرّك الأموال أبدًا.
أين تخطئ المدفوعات للموردين؟
معظم خسائر المدفوعات عادية: فاتورة دُفعت مرتين، أو فاتورة دُفعت قبل وصول البضاعة، أو دفعة اعتمدها من طلبها، أو حساب بنكي لمورد تغيّر بناءً على رسالة بدت حقيقية. وكل واحدة منها ضابط موجود في ذهن شخص لا في الإجراء.
- تُدخل الفواتير يدويًا من ملفات PDF والصور، مع أخطاء في الكتابة.
- لا أحد يطابق الفاتورة مع أمر الشراء وإيصال الاستلام.
- تُدخل الفاتورة نفسها مرتين، أو تُجزأ لتبقى تحت حد الاعتماد.
- تتغير البيانات البنكية بناءً على رسالة بريد.
- يُعدّ ملفات الدفع الشخص نفسه الذي يعتمدها.
كيف تسير المدفوعات للموردين مع نارفن؟
- قراءة الفواتيريقرأ الذكاء الاصطناعي كل فاتورة من ملف PDF أو صورة، ويؤكد شخص الحقول قبل المتابعة.
- مطابقة الفواتيرحيث توجد أوامر شراء وإيصالات استلام، تُطابق كل فاتورة معها، ويُشار إلى فروقات الكمية أو السعر.
- اكتشاف التكراريُشار إلى ملف الفاتورة المرفوع مرتين عند قراءته. وتسرد مراجعة الالتزام أيضًا الفواتير المكررة المحتملة في الدفاتر، والفواتير المجزأة لتبقى تحت حد الاعتماد.
- الاعتماد حسب المبلغتذهب كل دفعة إلى المعتمد المناسب حسب المبلغ، ولا يعتمد أحد طلبه بنفسه.
- التحقق من البيانات البنكيةلا يسري تغيير البيانات البنكية للمورد إلا بعد أن يتحقق منه شخص ثانٍ، ويُشار في الدفعة التالية إلى الموردين الذين تغيرت بياناتهم مؤخرًا.
- تجهيز ملفات الدفعتُقترح دفعة مدفوعات ويُجهّز ملف جاهز للبنك، ويرفعه شخص إلى البنك.
ما الضوابط التي تفرضها كل خطوة؟
| الخطر | الضابط في نارفن | من يتصرف |
|---|---|---|
| أخطاء الكتابة في الفواتير | يقرأ الذكاء الاصطناعي الفاتورة ويؤكدها شخص | المحاسب |
| الدفع مقابل بضاعة لم تُستلم | مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء والإيصال | المشتري أو المستودع يؤكد الفروقات |
| الفواتير المكررة أو المجزأة | يُشار إلى الرفع المكرر عند القراءة، وتُسرد المكررة والمجزأة في مراجعة الالتزام | يراجعها المحاسب |
| الاعتماد الذاتي | اعتماد حسب المبلغ، ولا يعتمد أحد طلبه | المعتمد في مصفوفة الصلاحيات |
| الاحتيال في البيانات البنكية | تحقق شخص ثانٍ من التغييرات | شخص مختلف يتحقق |
| الدفع غير المصرح به | تُجهّز الملفات ولا يرسلها نارفن أبدًا | شخص يرفعها إلى البنك |
ماذا لو لم يكن في نظامنا أوامر شراء؟
تستخدم المطابقة ما لديكم. يمكن أن تأتي أوامر الشراء وإيصالات الاستلام من نظامكم أو تُستورد من ملف. ودونها تبقى الفواتير تُقرأ وتُفحص للتكرار وتُعتمد حسب المبلغ، وتبقى ضوابط الدفع سارية. كل ما في الأمر أن المطابقة تجد ما تقارنه أقل، ويقول نارفن ذلك.
ماذا تحتاج للبدء؟
- ربط نظامك المحاسبي لتبقى بيانات الموردين والفواتير والمدفوعات محدثة.
- مصفوفة الصلاحيات: من يعتمد ماذا، وحتى أي مبلغ.
- أوامر الشراء وإيصالات الاستلام إذا أردت المطابقة الثلاثية.
- البيانات البنكية لكل شركة دافعة لملفات الدفع.
لمن يناسب هذا الحل؟
للشركات التي تدفع لموردين كثيرين كل شهر، وللمجموعات التي تدفع فيها عدة شركات من بنوك مختلفة، وللمديرين الماليين الذين يريدون ضوابط دفع تصمد عندما يكون أحدهم في إجازة. أما النشاط ذو الموردين القليلين الذي يدفع مالكه بنفسه، فقد لا يحتاج إلى سير العمل هذا.
أسئلة شائعة
هل يستطيع نارفن الدفع لموردينا؟
لا. نارفن لا يحرّك الأموال أبدًا. يجهّز ملفات دفع جاهزة للبنك، ويعتمدها شخص ويرفعها إلى البنك.
كيف تُحمى تغييرات البيانات البنكية للموردين؟
لا يسري التغيير إلا بعد أن يتحقق منه شخص ثانٍ، ويُشار إلى الموردين الذين تغيرت بياناتهم مؤخرًا عند تجهيز الدفعة التالية.
هل يمكن لشخص واحد أن يطلب دفعة ويعتمدها؟
لا. تذهب المدفوعات إلى المعتمد المناسب حسب المبلغ، ولا يستطيع أحد اعتماد طلبه بنفسه.
هل يعتمد الذكاء الاصطناعي الفواتير؟
لا. يقرأ الذكاء الاصطناعي الفاتورة ويؤكدها شخص، ويبقى الاعتماد للأشخاص في مصفوفة الصلاحيات.