قطع الفترة (Cut-off) هو الانضباط في تسجيل كل معاملة في الفترة المحاسبية التي حدثت فيها، لا قبلها ولا بعدها. وخطأ القطع ينقل الإيرادات أو التكاليف أو المخزون بين الفترات، ولهذا يكون من أوائل ما يختبره المدقق حول نهاية السنة.
ما هو قطع الفترة؟
لكل فترة حدّ. فالبضاعة المسلّمة في 30 يونيو تنتمي إلى يونيو حتى لو صدرت فاتورتها في 2 يوليو. والخدمة المستلمة في 29 يونيو تكلفة على يونيو حتى لو وصلت فاتورتها في يوليو. وقطع الفترة (Cut-off) مجموعة الفحوص التي تضع كل معاملة في الجانب الصحيح من ذلك الحد.
وهو الجانب العملي من أساس الاستحقاق. والأخطاء تميل عادة إلى اتجاه واحد: إيراد يُسحب إلى فترة لبلوغ هدف، أو تكاليف تُدفع خارجها. وفي الحالتين تكون فترتان خاطئتين معًا، التي كسبت والتي خسرت.
ما الذي تفحصه في نهاية الفترة؟
| المجال | ما يجب فحصه |
|---|---|
| المبيعات | البضائع المسلّمة والخدمات المقدمة حتى نهاية الفترة مفوترة أو مستحقة، ولا شيء سُلّم بعدها داخل الفترة |
| المشتريات | السلع والخدمات المستلمة حتى نهاية الفترة مقيدة، بفاتورة أو بمستحق للبضاعة المستلمة غير المفوترة |
| المخزون | الجرد وآخر إشعارات التسليم وآخر إشعارات الاستلام تستخدم الحد نفسه |
| الدفعات المقدمة | النقد المقبوض قبل التسليم يبقى إيرادات مؤجلة لا إيرادًا |
| الرواتب | رواتب الفترة وبدلاتها وساعاتها الإضافية في الفترة نفسها، حتى لو دُفعت لاحقًا |
| المعاملات بين شركات المجموعة | تسجل الشركتان المعاملة في الفترة نفسها، حتى تتطابق الأرصدة |
وبعد الفحوص يأتي الإقفال. فبعد اعتماد الشهر لا ينبغي لأحد أن يرحّل فيه إلا بإعادة فتحه عن قصد وتسجيل السبب. وإلا فقد يتغير شهر يونيو المصحح مرة أخرى بصمت في أغسطس.
كيف يبدو خطأ قطع الفترة؟
لماذا يهم قطع الفترة الفرق المالية في الخليج؟
التقارير الشهرية، واختبارات تعهدات البنوك، وحساب المكافآت، وتوحيد المجموعة، كلها تعتمد على أن يقف كل شهر بذاته. والمجموعات ذات الشركات المتعددة تحتاج أيضًا إلى الحد نفسه في طرفي كل معاملة بين شركاتها، وإلا لم تُستبعد الأرصدة. وقطع الفترة خطوة ثابتة في أي قائمة للإقفال الشهري، والانضباط نفسه يسهّل إعداد إقرار ضريبة القيمة المضافة.
أسئلة شائعة
ما هو اختبار القطع في التدقيق؟
يختار المدقق معاملات مسجلة قبل نهاية الفترة وبعدها مباشرة، ويفحص إشعارات التسليم وسجلات الاستلام والفواتير ليتأكد أن كل واحدة في فترتها الصحيحة.
ما الفرق بين الإقفال الكامل والإقفال المبسط؟
الإقفال الكامل يقفل الفترة بعد إجراءات قطع كاملة، وعادة في نهاية الربع أو السنة. والإقفال المبسط يُخرج أرقامًا شهرية بإجراءات أخف وتقديرات أكثر. وكلاهما يحتاج إلى تاريخ قطع واضح.
كيف تصحح خطأ قطع اكتُشف بعد إقفال الشهر؟
قيّد التصحيح في الفترة المفتوحة بمرجع واضح، أو أعد فتح الشهر المقفل مع تسجيل السبب إذا كان الخطأ جوهريًا. ولا تعدّل شهرًا مقفلًا بصمت.