في نارفن يطالب الموظفون بمصروفاتهم مع إيصال لكل بند، وتُفحص كل مطالبة مقابل سياستك ويعتمدها شخص غير صاحب المطالبة. وتُتابع العهد وصناديق النثرية من الصرف حتى الإقفال: كل تعزيز يحتاج إلى شخص ثانٍ، وكل مطالبة مسوّاة تخفض الرصيد، ولا يُقفل الصندوق إلا عند الصفر. يسجل نارفن ما حدث، ولا يحرّك الأموال أبدًا.
لماذا يصعب ضبط المصروفات والعهد؟
مطالبات المصروفات والعهد مبالغ صغيرة مع أوراق كثيرة. تضيع الإيصالات، وتصل المطالبات بعد أشهر، ويكون المدير الذي يعتمد المطالبة أحيانًا هو صاحبها، وتبقى أرصدة العهد مفتوحة لأشهر لأن أحدًا لا يعرف ما صُرف.
- تُصوَّر الإيصالات وتُرسل بالبريد ثم تضيع.
- حدود السياسة موجودة على الورق، لكن لا أحد يفحصها بندًا بندًا.
- تبقى العهد مفتوحة بعد انتهاء الرحلة أو المشروع بوقت طويل.
- تُعزَّز النثرية دون أن يفحص أحد فيمَ صُرفت.
- الشخص نفسه يطلب ويعتمد ويسوّي.
كيف تسير المصروفات والعهد مع نارفن؟
- تحديد السياسةحدد متى يلزم الإيصال، وأقصى عمر للمصروف، والحد لكل فئة.
- المطالبة بالإيصالاتيُدخل الموظف، أو شخص نيابة عنه، كل مصروف بتاريخه وفئته والجهة والمبلغ وضريبة القيمة المضافة، ويرفق الإيصال.
- فحص السياسةيُشار إلى البند المخالف للسياسة أمام المعتمد، والإيصال الإلزامي الناقص يمنع تقديم المطالبة.
- الاعتماد من شخص آخرلا يكون المعتمد أبدًا من قدّم المطالبة ولا صاحبها.
- التسويةسجّل كيف عُوّض الموظف: سُدد له خارج نارفن مع مرجع الدفعة، أو سُويت المطالبة من عهدة أو صندوق نثرية لديه.
- إقفال العهدةتُظهر العهد وصناديق النثرية الصرف والتعزيز والمصروفات والمرتجع، ولا يُقفل الصندوق إلا عندما يكون رصيده صفرًا.
كيف يُحسب رصيد العهدة؟
الرصيد الذي ما زال لدى الموظف هو النقد المصروف له مضافًا إليه أي تعزيز، ناقص المطالبات المسوّاة منه والنقد المعاد.
| الخطوة | من يتصرف | الضابط |
|---|---|---|
| طلب عهدة أو صندوق | الموظف | يعتمده شخص غير الطالب |
| تعزيز النثرية | أمين الصندوق | يعتمده شخص ثانٍ |
| تقديم مطالبة | الموظف أو شخص نيابة عنه | فحص السياسة، والإيصال إلزامي حيث يُحدد |
| اعتماد المطالبة | المعتمد | ليس مقدّمها ولا صاحبها أبدًا |
| إقفال الصندوق | المالية | عند رصيد صفر فقط |
ماذا تحتاج للبدء؟
- سياسة المصروفات لديكم: قواعد الإيصالات والمدد وحدود الفئات.
- الأشخاص الذين يعتمدون المطالبات، ومن يدير المصروفات لكل شركة.
- العهد وصناديق النثرية المفتوحة بأرصدتها الحالية.
- ربط نظامك المحاسبي لتكون المطالبات بجانب الدفاتر.
لمن يناسب هذا الحل؟
للشركات التي لديها فرق ميدانية أو مواقع مشاريع أو فروع تعمل بالعهد والنثرية، ولأي نشاط ينفق فيه الموظفون مال الشركة ثم يطالبون به. أما الفريق الصغير ببطاقة شركة ومعتمد واحد، فقد يكفيه أقل من ذلك.
أسئلة شائعة
هل يعوّض نارفن الموظفين؟
لا. نارفن لا يحرّك الأموال أبدًا. تعوّضون الموظف كما تفعلون اليوم وتسجلون مرجع الدفعة، أو تسوّون المطالبة من عهدة أو صندوق نثرية.
هل يستطيع المدير اعتماد مطالبته؟
لا. لا يمكن أن يكون المعتمد من قدّم المطالبة ولا صاحبها.
ماذا يحدث إذا نقص إيصال؟
إذا كانت سياستك تلزم بإيصال لذلك البند، فلا يمكن تقديم المطالبة حتى يُرفق.
هل يمكن لشخص تقديم مطالبة نيابة عن موظف؟
نعم. يستطيع المساعد أو موظف المالية التقديم نيابة عن الموظف، ويبقى ممنوعًا من اعتمادها.