سجل الأصول الثابتة (Fixed asset register) هو القائمة التفصيلية خلف أرصدة الأصول الثابتة في الدفاتر: سطر لكل أصل بوصفه وموقعه وتكلفته وتاريخه وعمره الإنتاجي وطريقة إهلاكه ومجمع إهلاكه وقيمته الدفترية. ومنه يُحسب الإهلاك الشهري، ويجب أن يطابق دفتر الأستاذ العام كل شهر.
ما هو سجل الأصول الثابتة؟
يُظهر دفتر الأستاذ العام رصيدًا واحدًا للمعدات أو المركبات، ويُظهر سجل الأصول الثابتة (Fixed asset register) ما يتكون منه: كل بند، وأين هو، وكم كلّف، وكم أُهلك من تكلفته. فهو الدفتر المساعد للعقارات والآلات والمعدات، التي يصفها معيار المحاسبة الدولي 16 بأنها بنود ملموسة يُحتفظ بها لاستخدامها في إنتاج السلع أو تقديم الخدمات أو للإيجار أو للأغراض الإدارية، ويُتوقع استخدامها لأكثر من فترة (الفقرة 6).
وهو يدعم أيضًا الإيضاحات المرفقة بالقوائم المالية. فلكل فئة من العقارات والآلات والمعدات يطلب المعيار 16 طرق الإهلاك، والأعمار الإنتاجية أو المعدلات، ومطابقة للقيمة الدفترية من بداية الفترة إلى نهايتها تُظهر الإضافات والاستبعادات والإهلاك ضمن حركات أخرى (الفقرة 73). والسجل الكامل يجعل هذا الإيضاح تقريرًا جاهزًا.
ما الذي يجب أن يحويه سجل الأصول الثابتة؟
| الحقل | أهميته |
|---|---|
| رقم الأصل وملصقه | يربط السجل بالبند الفعلي عند الجرد |
| الوصف والفئة والموقع | يجمع الأصول للإيضاحات ويحدد مكانها في الموقع |
| الشركة ومركز التكلفة | يضع مصروف الإهلاك في الشركة والإدارة الصحيحتين |
| تاريخ الاقتناء والتكلفة | نقطة البداية لكل حساب |
| تاريخ الإتاحة للاستخدام | متى يبدأ الإهلاك |
| العمر الإنتاجي والطريقة والقيمة المتبقية | تحدد المصروف، وتُراجع في نهاية كل سنة على الأقل |
| مجمع الإهلاك والقيمة الدفترية | يُطابقان مع دفتر الأستاذ كل شهر |
| العهدة والحالة | من يحتفظ بالأصل، وهل هو مستخدم أو معطل أو مستبعد |
وأبقِ السجل محدثًا ببضع عادات: أضف الأصول عند رسملتها، واحسب الإهلاك من السجل كل شهر، وطابق السجل مع دفتر الأستاذ، واجرد الأصول مرة في السنة على الأقل، وسجّل كل استبعاد مع اعتماده.
كيف تبدو مطابقة السجل؟
لماذا يهم سجل الأصول الثابتة الفرق المالية في الخليج؟
المجموعات التي تدير مشاريع أو أساطيل أو فروعًا عبر عدة شركات تملك أصولًا كثيرة في أماكن كثيرة، والسجل الذي يعيش في جدول بيانات فقط يبتعد عن دفتر الأستاذ مع الوقت. ويختبر المدقق الإضافات والاستبعادات ووجود الأصول انطلاقًا من السجل. والإنفاق الرأسمالي واستبعاد الأصول بندان شائعان في تفويض الصلاحيات، لأنهما يلزمان الشركة بمال أو يتخليان عنه.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين سجل الأصول الثابتة ودفتر الأستاذ العام؟
دفتر الأستاذ العام يحمل المجاميع حسب الحساب، والسجل يحمل التفاصيل حسب الأصل. وفي نهاية كل شهر يجب أن تساوي التكلفة ومجمع الإهلاك في السجل أرصدة دفتر الأستاذ.
كم مرة يجب جرد الأصول الثابتة فعليًا؟
مرة في السنة على الأقل لمعظم الشركات، وأكثر للبنود المنقولة أو عالية القيمة. ضع ملصقًا على كل أصل حتى يُطابق الجرد مع السجل سطرًا بسطر.
هل تدخل البنود الصغيرة في السجل؟
تضع معظم الشركات حدًا للرسملة وتحمّل ما دونه على المصروفات. اتفق على الحد مع المراجع، واكتبه في سياستك، وطبّقه باتساق.
مراجع رسمية وأولية، قُرئت في التاريخ المذكور. الأنظمة تتغير، فتحقق من الجهة المختصة أو مستشارك قبل التصرف.