مقارنة الفعلي بالموازنة تضع ما خططت المنشأة لكسبه وإنفاقه بجانب ما كسبته وأنفقته فعلًا، بندًا ببند، للفترة نفسها. وكل فرق انحراف، يكون إيجابيًا حين تتفوق النتائج على الخطة وسلبيًا حين تقصر عنها. والهدف معرفة السبب ثم تقرير ما يجب فعله.
ما هي مقارنة الفعلي بالموازنة؟
تحدد الموازنة الإيرادات والتكاليف المتوقعة لكل شهر من السنة. وبعد إقفال كل شهر تضع الإدارة المالية الأرقام الفعلية من الدفاتر بجانب الموازنة، وتعرض الفرق بالريال وبالنسبة المئوية، عادة للشهر وللسنة حتى تاريخه. وهذه هي مقارنة الفعلي بالموازنة (Budget vs actual).
وهي أشهر صور تحليل الانحرافات. وتقارن فرق كثيرة الفعلي أيضًا بالسنة السابقة وبأحدث توقعات، لأن موازنة وُضعت قبل أشهر قد تتقادم في منتصف السنة.
كيف تُعدّ تقرير مقارنة الفعلي بالموازنة؟
- أقفل الشهر أولًالا تستخدم الأرقام الفعلية إلا بعد إقفال الشهر وقيد المستحقات والمدفوعات المقدمة، حتى لا يصنع التوقيت انحرافات وهمية. اطلع على قائمة الإقفال الشهري.
- استخدم هيكلًا واحدًااربط الفعلي والموازنة بالحسابات ومراكز التكلفة والشركات نفسها، وحوّل الاثنين بسعر صرف معلن.
- احسب الانحرافاتاطرح الموازنة من الفعلي لكل بند. فالإيراد فوق الموازنة انحراف إيجابي، والتكاليف فوق الموازنة انحراف سلبي.
- حدد حدًا للفحصافحص الانحرافات التي تتجاوز مبلغًا أو نسبة محددة، مثل 50,000 ريال أو 10%، لا كل بند.
- فسّر السببسعر، أو كمية، أو توقيت، أو بند غير متكرر، أو خطأ. اسأل صاحب الموازنة، وتتبع الرقم إلى القيود.
- قرر ما يتغيراتفقوا على الإجراء: تكلفة تُخفض، أو هدف يُراجع، أو تحديث للتوقعات.
كيف يبدو تقرير مقارنة الفعلي بالموازنة؟
| البند | الموازنة | الفعلي | الفعلي − الموازنة | النتيجة |
|---|---|---|---|---|
| الإيرادات | 2,000,000 | 1,850,000 | −150,000 | سلبي |
| تكلفة المبيعات | 1,200,000 | 1,080,000 | −120,000 | إيجابي |
| مجمل الربح | 800,000 | 770,000 | −30,000 | سلبي |
| التسويق | 150,000 | 210,000 | +60,000 | سلبي |
لماذا تهم مقارنة الفعلي بالموازنة؟
تحوّل الموازنة من تمرين سنوي إلى أداة رقابة شهرية. فيرى كل صاحب موازنة بنوده ويُسأل عن الفرق، وترى القيادة مبكرًا هل تسير السنة كما خُطط لها.
وأكثر خطأين شيوعًا: فرق توقيت يُقرأ على أنه وفر، وانحراف سببه خطأ في ربط الحسابات أو مستحق لم يُقيد. وتفسير كل انحراف كبير حتى القيود يكشف الاثنين. وفي المجموعة التي تعمل شركاتها بعملات مختلفة، افصل أثر سعر الصرف عن الأداء بتحويل الموازنة بسعر التخطيط.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين مقارنة الفعلي بالموازنة وتحليل الانحرافات؟
المقارنة هي وضع الرقمين متجاورين. وتحليل الانحرافات هو تفسير كل فرق، مثل تقسيمه إلى أثر السعر والكمية والمزيج. والتقرير الذي لا تفسير فيه نصف عمل.
هل نقارن بالموازنة أم بأحدث توقعات؟
بالاثنين. فالموازنة هي الهدف الذي اعتمده مجلس الإدارة، والتوقعات هي أفضل تقدير حالي. والمقارنة بكل منهما تُظهر الأداء مقابل الالتزام ومقابل ما تتوقعه الآن.
كم مرة تُراجع مقارنة الفعلي بالموازنة؟
شهريًا بعد الإقفال، مع أرقام السنة حتى تاريخه. وينبغي أن يرى أصحاب الموازنات بنودهم خلال أيام من الإقفال، ما دامت الأسباب حاضرة في الذهن.