الفوترة الإلكترونية (فاتورة): دليل الفرق المالية

ما الفوترة الإلكترونية؟

الفوترة الإلكترونية هي اشتراط إصدار الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة والمدينة وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة من خلال حل إلكتروني متوافق. وتسمي هيئة الزكاة والضريبة والجمارك هذا المشروع «فاتورة»، ومنصة فاتورة هي التي تستقبل بيانات الفواتير.

وتنطبق على جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة عدا غير المقيمين، وعلى أي طرف يصدر فواتير ضريبية نيابة عن مورد خاضع للضريبة. أما الفاتورة الورقية التي تُمسح ضوئيًا أو تُنسخ إلى ملف إلكتروني فلا تُعد فاتورة إلكترونية.

وهناك نوعان من الفواتير، والفرق بينهما يحدد معظم ما يلي:

• الفاتورة الضريبية: تصدر عادة بين المنشآت أو للجهات الحكومية، وتتضمن بيانات المشتري.
• الفاتورة الضريبية المبسطة: تصدر عادة للمستهلكين، وغالبًا دون بيانات المشتري. ويجوز للمورد أيضًا إصدارها لمنشأة إذا كانت قيمة التوريد أقل من 1,000 ريال.

ما الفرق بين المرحلة الأولى والمرحلة الثانية؟

المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، تنظم طريقة إنشاء الفواتير وحفظها. والمرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، تربط حل الفوترة لديك بالهيئة، فترى الهيئة كل فاتورة عند إصدارها.

وتمنع المرحلة الأولى كذلك وظائف بعينها. فلا يجوز أن يسمح الحل المتوافق بتعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها، ولا بتغيير التاريخ أو الوقت بما يجعل المستندات تحمل معلومات غير صحيحة، ولا بإعادة ضبط عداد الفواتير، ولا بتعديل سجل العمليات. ولإلغاء فاتورة تُصدر إشعارًا دائنًا، ثم فاتورة جديدة عند الحاجة.

كيف يعمل الاعتماد والإبلاغ في المرحلة الثانية؟

ينطبق الاعتماد (Clearance) على الفواتير الضريبية وإشعاراتها الدائنة والمدينة. يرسل الحل الفاتورة بصيغة XML إلى منصة فاتورة لتتحقق منها، فإذا اجتازت التحقق أضافت المنصة الختم التشفيري للهيئة ورمز الاستجابة السريعة وأعادتها. ولا تصح مشاركة الفاتورة مع المشتري إلا بعد اعتمادها، بصيغة XML أو PDF/A-3 مضمّنًا فيه ملف XML.

وينطبق الإبلاغ (Reporting) على الفواتير المبسطة وإشعاراتها. يختم الحل الفاتورة بمعرّف الختم التشفيري (CSID) الذي أصدرته له الهيئة، ويضيف رمز الاستجابة السريعة، ويسلمها للعميل فورًا نسخةً مطبوعة، ما لم يتفق الطرفان على نسخة إلكترونية. ثم يرسل ملف XML إلى منصة فاتورة خلال 24 ساعة.

وتحمل كل فاتورة حقولًا فنية يولدها الحل: معرّفًا فريدًا (UUID)، وعدادًا للفواتير لا يمكن إعادة ضبطه، وقيمة التجزئة (Hash) للفاتورة السابقة. وتربط قيمة التجزئة الفواتير بتسلسلها، فإذا فُقدت فاتورة أو عُدّلت انقطعت السلسلة.

ويجب أن تكون الفاتورة المقروءة باللغة العربية، ويجوز أن تظهر لغات أخرى إلى جانبها.

ما موجة المرحلة الثانية التي تنطبق على منشأتك؟

تحدد الهيئة كل موجة بحسب الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في السنوات التي تسميها، وتبلغ المكلفين المشمولين قبل موعد ربطهم بستة أشهر على الأقل. وقد انخفض الحد موجة بعد موجة منذ 2023، وأحدث موجتين هما:

وإذا تجاوزت إيراداتك حدًا أعلى في موجة سابقة، فقد مضى موعد ربطك. وإن لم تتأكد من موجتك، فاعتمد على إشعار الهيئة لمنشأتك أو اسأل الهيئة مباشرة، بدل الاستنتاج من الحدود وحدها.

كيف تستعد لموعد الربط؟

1. تأكد من الموعداطلع على إشعار الهيئة لموجتك، وأضف موعد الربط إلى التقويم المالي. فالستة أشهر هي الحد الأدنى للإشعار، وتعديل الحلول واختبارها وتدريب الفريق تستهلك معظمها.
2. حصر كل نظام يصدر فواتيرنظام تخطيط الموارد، ونقاط البيع، وأنظمة الفوترة، وأي منصة بيع إلكترونية. ويحتاج كل منها إلى حل متوافق مع المرحلة الثانية، من مزود نظامك أو من مزود آخر، يولد ملف XML والختم ورمز الاستجابة السريعة والعداد وسلسلة التجزئة.
3. نظّف البيانات الأساسيةراجع رقمك الضريبي وبيانات منشأتك، والأرقام الضريبية لعملائك من المنشآت. فالفاتورة الضريبية التي تخلو من الرقم الضريبي للمشتري من المخالفات التي نصت عليها الهيئة.
4. سجّل كل وحدةكل نظام أو جهاز يصدر فواتير يُعد وحدة. يدخل المستخدم إلى منصة فاتورة ويطلب رمز تحقق لمرة واحدة لكل وحدة، ثم يدخله في الحل لتُسجَّل الوحدة بمعرّف الختم التشفيري الخاص بها. احفظ المعرّف ومفاتيحه بأمان، وتابع مواعيد تجديده.
5. اختبر حالات الإخفاقجرّب فواتير ترفضها المنصة أو تقبلها مع تحذيرات، واتفق على ما يحدث عند انقطاع الاتصال. ويجب إبلاغ الهيئة بأي عطل يمنعك من إصدار الفواتير الإلكترونية.
6. حدد قواعد الإشعارات والحفظلا تُحذف الفاتورة الصادرة ولا تُعدّل، بل يُصحَّح الخطأ بإشعار دائن أو مدين يجب إصداره خلال 15 يومًا من نهاية الشهر الذي وقع فيه الحدث الموجب له. واحتفظ بالفواتير والسجلات ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية التي تخصها، بحيث يمكن الوصول إليها من داخل المملكة.
7. طابق الفواتير الإلكترونية مع الدفاترطابق كل شهر الفواتير المعتمدة والمبلَّغ عنها في منصة فاتورة مع الإيرادات وضريبة المخرجات في الدفاتر قبل إعداد إقرار ضريبة القيمة المضافة.

ما غرامات مخالفات الفوترة الإلكترونية؟

عندما نشرت الهيئة مخالفات الفوترة الإلكترونية في نوفمبر 2021، حددت الغرامات بحسب نوع المخالفة وتكرارها:

• إنذار أولًا عند خلو الفاتورة المبسطة من رمز الاستجابة السريعة، أو خلو الفاتورة الضريبية من الرقم الضريبي للمشتري، أو عدم إبلاغ الهيئة بعطل يمنع إصدار الفواتير الإلكترونية.
• غرامة تبدأ من 5,000 ريال عند عدم إصدار الفواتير الإلكترونية.
• غرامة تبدأ من 10,000 ريال عند حذف الفواتير الإلكترونية أو تعديلها بعد إصدارها.

وتزيد الغرامات مع التكرار. أما غرامات نظام ضريبة القيمة المضافة، مثل غرامة التأخر في تقديم الإقرار، فمستقلة عنها: راجع إقرارات ضريبة القيمة المضافة في السعودية والإمارات.

ماذا يفحص الفريق المالي كل شهر؟

اجعل هذه الفحوص جزءًا من الإقفال الشهري، قبل إعداد إقرار ضريبة القيمة المضافة:

• كل نظام يصدر فواتير مسجل ومتصل، ولا يصدر أي نظام فواتير خارج الحل المتوافق.
• معالجة كل رفض أو تحذير من منصة فاتورة، والتأكد من أن أي فاتورة ضريبية مرفوضة لم تصل إلى عميل.
• الإبلاغ عن كل فاتورة مبسطة خلال 24 ساعة.
• ترقيم الفواتير متصل بلا فجوات، وسلسلة التجزئة غير منقطعة.
• الإشعارات الدائنة والمدينة صدرت في موعدها، ولم يُستخدم أي منها بديلًا عن فاتورة عُدّلت أو حُذفت.
• مجاميع الفواتير المعتمدة والمبلَّغ عنها تطابق الإيرادات وضريبة المخرجات في الدفاتر.

أسئلة شائعة